Checklist pour organiser un Festival d’art lumineux

Un Festival d’art lumineux demande une préparation précise, surtout pour l’électricité, la circulation du public et l’installation des œuvres après la tombée de la nuit. Commence par réserver le lieu et obtenir les autorisations, puis fixe les artistes, le plan du site et le dispositif de sécurité. Les dernières semaines servent à gérer les inscriptions, les bénévoles, le catering et la signalétique. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Demander les autorisations
Confirmer les artistes
Établir le plan électrique
2 personnes
Dessiner le plan du site
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Mettre à jour le site web
Ouvrir les inscriptions
Réserver le catering
Réserver le matériel technique
Recruter des bénévoles
2 personnes
Informer les voisins
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Publier le programme
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Installer les œuvres d'art et la technique
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
Commander les bracelets et les plans
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Récupérer les imprimés
Tester la technique
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le stand d'information
2 personnes
Installer le comptoir de catering
3 personnes
Installer les éclairages
5 personnes
Installer les projecteurs et les écrans
3 personnes
Sécuriser les câbles
3 personnes
Tester les raccordements électriques
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer le programme et les plans
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Surveiller les installations d’éclairage
3 personnes
Tenir le comptoir de catering
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Lancer le show lumière
2 personnes
Encadrer le photobooth
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre les installations d'éclairage
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le site
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les installations d’éclairage
5 personnes
Emballer les câbles et le matériel technique
3 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Évacuer les bracelets et les panneaux
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel photo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 16
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Projecteursqté 4
Écrans de projectionqté 4
Lecteurs multimédiasqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 18
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Chargeurs de batterieqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Projecteurs de chantierqté 6
Lanternesqté 12
Filtres de lumièreqté 20
Lampes LED de rechangeqté 20

Décoration

Tissus noirsqté 12
Film transparentqté 10
Couvertures réfléchissantesqté 12
Papier métallisé coloréqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Pinces en plastiqueqté 100
Attaches-câblesqté 100
Panneaux d'orientationqté 18
Affiches du programmeqté 20
Mur photo
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Thermosqté 6
Glacièresqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24
Conteneurs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Tabliers de serviceqté 8

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Conteneurs à déchetsqté 8
Balais à mainqté 4

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Établis le plan électrique avant de réserver le matériel technique. Repère les prises, répartis les multiprises et rallonges, puis protège les câbles avec des goulottes afin de garder les passages accessibles.
Prévois l’accueil avant l’ouverture des œuvres : installe un bureau d’information, prépare les bracelets et les plans, et désigne au moins une personne pour répondre aux visiteurs pendant toute la durée de l’événement.
Confirme les artistes et leurs besoins techniques plusieurs semaines à l’avance. Demande notamment le nombre de projecteurs, écrans, lecteurs multimédias, ordinateurs et sources d’alimentation nécessaires à chaque installation.
Ne garde pas la sécurité pour le jour du montage. Termine le plan du site, vérifie l’accessibilité et informe les voisins avant l’événement ; les talkies-walkies et batteries externes doivent être chargés avant l’arrivée du public.
Vérifie la météo 48 heures avant l’ouverture, puis encore le jour même. Les tentes, lanternes, projecteurs de chantier et lampes LED de rechange doivent être disponibles avant l’installation des œuvres.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Festival d’art lumineux ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les autorisations, le lieu, les artistes et le matériel technique sont les éléments qui prennent le plus de temps à confirmer.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un Festival d’art lumineux ?: Prépare un plan électrique au moins 3 semaines avant le montage, avec les besoins de chaque œuvre et les points de branchement. Compte les multiprises, rallonges, goulottes de câbles, serre-câbles et lampes LED de rechange, puis teste chaque installation avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un Festival d’art lumineux ?: Prévois au minimum 1 bénévole par zone importante, plus une personne référente pour la coordination. Répartis les équipes avant le jour J entre l’accueil, l’orientation, la surveillance, le montage et le démontage.
Quand publier le programme et ouvrir les inscriptions ?: Publie le programme dès que les artistes et les horaires sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Ouvre ensuite les inscriptions et recueille les besoins alimentaires suffisamment tôt pour transmettre le nombre de repas au catering.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.