Zo organiseer je een lichtjeswandeling

Een lichtjeswandeling staat of valt met een veilige route, duidelijke bewegwijzering en een goed ontvangst bij de start. Leg eerst datum, route, startlocatie en eventuele vergunningen vast. Daarna regel je registratie, vrijwilligers, verlichting en catering in die volgorde. Op de dag zelf controleer je de route opnieuw, test je alle lichtjes en batterijen en geef je vrijwilligers een korte briefing. Zo voorkom je dat deelnemers verdwalen of in het donker zonder begeleiding komen te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
3
Startlocatie reserveren
4
Route controleren op veiligheid
2 personen
5
Deelnemersregistratie openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers inplannen
2 personen
10
Routekaart en deelnemerslijst printen
11
Weersverwachting controleren
12
Route opnieuw inspecteren
2 personen
13
Boodschappen ophalen
2 personen
14
Lichtjes en batterijen testen
2 personen
15
Materialen naar locatie brengen
3 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
17
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
18
Cateringpunt inrichten
3 personen
19
Lichtdecoratie bij start ophangen
3 personen
20
Routepijlen plaatsen
3 personen
21
Lantaarns langs de route plaatsen
4 personen
22
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
23
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

24
Aanmeldingen controleren
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Lichtjes uitdelen
2 personen
27
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
28
Startgroepen begeleiden
3 personen
29
Routepost bemannen
4 personen
30
Achterste groep begeleiden
2 personen
31
Warme dranken serveren
3 personen
32
Hapjes aanvullen
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Gevonden voorwerpen registreren
36
Deelnemers veilig laten uitchecken
2 personen

Nazorg

37
Lichtjes en routepijlen verzamelen
4 personen
38
Meubilair en catering afbouwen
4 personen
39
Servies en materialen afwassen
3 personen
40
Locatie en route schoonmaken
4 personen
41
Afval afvoeren
2 personen
42
Materialen terugbrengen
3 personen
43
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 30
LED-theelichtenaantal 150
Lichtsnoerenaantal 8
Hoofdlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeershesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Lichtgevende polsbandjesaantal 150
Tafellantaarnsaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Warmhoudcontainersaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Werkhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Organisatie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 20
Polsbandjes voor registratieaantal 150
Routekaartenaantal 180
Naambadgesaantal 30
Plakbandaantal 6
Tiewrapsaantal 200
Scharenaantal 4

Tips

Plan de routecontrole niet alleen vooraf: inspecteer het parcours ook op de dag zelf, bij voorkeur enkele uren voor de start. Let op donkere stukken, losse ondergrond, obstakels en plekken waar routepijlen of lantaarns niet goed zichtbaar zijn.
Open de deelnemersregistratie zodra datum, route en startlocatie vaststaan. Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf, zodat je cateringpunt niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Test alle LED-lantaarns, lichtsnoeren, hoofdlampen en reservebatterijen vóór transport. Neem per type verlichting extra batterijen mee en wijs één vrijwilliger aan die tijdens de wandeling storingen opvangt.
Maak de ontvangstbalie overzichtelijk met een deelnemerslijst en routekaart per groep of gezin. Plan vrijwilligers minimaal 30 minuten vóór de eerste deelnemers bij de start voor instructies en het controleren van aanmeldingen.
Zet routepijlen, afzetlint en lantaarns pas na de laatste route-inspectie definitief neer. Gebruik verkeershesjes voor herkenbaarheid en spreek via portofoons af wie de voorhoede, achterhoede en startlocatie bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjeswandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen of meldingen. Open daarna de registratie en leg catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de wandeling vast.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjeswandeling?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de ontvangst, 1 bij de catering en 2 voor de routebegeleiding. Bij een grote groep of een route met meerdere kruisingen plan je per extra knelpunt minstens 1 vrijwilliger.
Wanneer moet je de route van een lichtjeswandeling controleren?: Controleer de route eerst bij het voorbereiden en nogmaals op de dag zelf, ongeveer 3 tot 4 uur voor de start. Kijk dan specifiek naar verlichting, obstakels, wegwerkzaamheden en plekken waar deelnemers kunnen afslaan.
Hoeveel batterijen heb ik nodig voor een lichtjeswandeling?: Neem voor elke batterijgevoede lamp minstens één complete reserveset mee. Test alles vooraf en bewaar de reservebatterijen droog bij de ontvangstbalie of bij de vrijwilliger die de route begeleidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.