Lichtjeswandeling organiseren: checklist en planning

Een lichtjeswandeling staat of valt met een veilige route, duidelijke bewegwijzering en een goed georganiseerde start. Leg eerst datum, route, vergunningen en startlocatie vast. Daarna regel je registratie, vrijwilligers, catering en alle verlichting. Plan een laatste controle kort voor de wandeling: test batterijen, inspecteer de route opnieuw en leg materialen per onderdeel klaar. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke zaken vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Startlocatie reserveren
Route controleren op veiligheid
2 personen
Deelnemersregistratie openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Routekaart en deelnemerslijst printen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw inspecteren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Lichtjes en batterijen testen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Lichtdecoratie bij start ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Lantaarns langs de route plaatsen
4 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Aanmeldingen controleren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Lichtjes uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Routepost bemannen
4 personen
Achterste groep begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers veilig laten uitchecken
2 personen

Nazorg

Lichtjes en routepijlen verzamelen
4 personen
Meubilair en catering afbouwen
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie en route schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 30
LED-theelichtenaantal 150
Lichtsnoerenaantal 8
Hoofdlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 40

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2

Route en veiligheid

Routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeershesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 10

Decoratie

Lichtgevende polsbandjesaantal 150
Tafellantaarnsaantal 8
Krijtbordenaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 8
Warmhoudcontainersaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 6
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Werkhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Organisatie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 20
Polsbandjes voor registratieaantal 150
Routekaartenaantal 180
Naambadgesaantal 30
Plakbandaantal 6
Tiewrapsaantal 200
Scharenaantal 4

Tips

Controleer de route niet alleen bij daglicht. Loop hem in het donker na en let op donkere kruisingen, losse ondergrond en plekken waar routepijlen of lantaarns extra nodig zijn.
Test LED-lantaarns, lichtsnoeren, hoofdlampen en reservebatterijen uiterlijk één dag vooraf. Neem per type verlichting reservebatterijen mee; lege batterijen vallen meestal pas op tijdens de opbouw.
Plan vrijwilligers in vaste rollen: ontvangstbalie, routebegeleiding, catering en veiligheid. Geef iedereen vóór de start een korte instructie en zorg dat begeleiders elkaar met portofoons kunnen bereiken.
Zet registratie en catering niet op dezelfde tafel. Gebruik de ontvangstbalie voor deelnemerslijsten en controle, en richt een apart cateringpunt in met bekers, koffie- en theeservies, waterkokers en koelboxen.
Maak de startlocatie weerbestendig met partytenten en leg verlengkabels, stekkerdozen, afzetlint, EHBO-koffers en nooddekens vóór de ontvangst klaar. Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf en pas de opstelling aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjeswandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen of meldingen. Open daarna de deelnemersregistratie en plan vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de wandeling.
Wanneer moet ik de route van een lichtjeswandeling controleren?: Controleer de route bij het vastleggen en inspecteer haar opnieuw 1 tot 2 dagen voor het evenement. Loop de route bij voorkeur ook in het donker, zodat je verlichting, obstakels en onveilige oversteekplaatsen goed ziet.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtjeswandeling?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 1 voor de catering en 1 aanspreekpunt voor veiligheid. Bij meerdere routevertakkingen of grote groepen voeg je per belangrijk kruispunt minstens 1 routebegeleider toe.
Wanneer moet ik lichtjes en batterijen testen?: Test alle LED-lantaarns, lichtsnoeren, hoofdlampen en LED-theelichten uiterlijk 24 uur vooraf. Leg reservebatterijen en zaklampen daarna apart klaar, zodat ze tijdens de opbouw direct beschikbaar zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.