Organiser une promenade lumineuse, étape par étape
Une promenade lumineuse se prépare d’abord sur papier, avant de sortir les lanternes. Commencez par fixer la date, le parcours et le lieu de départ, puis vérifiez les autorisations, la sécurité et la capacité d’accueil. Les inscriptions vous donnent le nombre de participants et leurs besoins alimentaires. La veille, contrôlez la météo, les piles et l’itinéraire ; le jour même, répartissez clairement les bénévoles entre accueil, orientation, restauration et sécurité.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Gérer les autorisations et les déclarations
- 3
Réserver le lieu de départ
- 4
Vérifier la sécurité de l'itinéraire
2 personnes
- 5
Ouvrir l’enregistrement des participants
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 10
Imprimer le plan d’accès et la liste des participants
- 11
Vérifier les prévisions météo
- 12
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
- 13
Récupérer les courses
2 personnes
- 14
Tester les lampes et les piles
2 personnes
- 15
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 17
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 18
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 19
Suspendre la décoration lumineuse au départ
3 personnes
- 20
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
- 21
Placer des lanternes le long du parcours
4 personnes
- 22
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
- 23
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 24
Vérifier les inscriptions
2 personnes
- 25
Accueillir les participants
3 personnes
- 26
Distribuer des lumières
2 personnes
- 27
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
- 28
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
- 29
Tenir le poste de route
4 personnes
- 30
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
- 31
Servir des boissons chaudes
3 personnes
- 32
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 34
Vider les poubelles
2 personnes
- 35
Enregistrer les objets trouvés
- 36
Faire sortir les participants en toute sécurité
2 personnes
Suivi
- 37
Rassembler les lumières et les flèches de parcours
4 personnes
- 38
Démonter le mobilier et le service traiteur
4 personnes
- 39
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 40
Nettoyer le lieu et l'itinéraire
4 personnes
- 41
Évacuer les déchets
2 personnes
- 42
Rapporter le matériel
3 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 12
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Verres à théqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 6
Éclairage
- Lanternes LEDqté 30
- Bougies chauffe-plat LEDqté 150
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes frontalesqté 12
- Piles de rechangeqté 40
Équipement
- Bouilloiresqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphonesqté 2
Parcours et sécurité
- Flèches de directionqté 40
- Ruban de balisageqté 4
- Gilets de signalisationqté 12
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 8
- Couvertures de survieqté 10
Décoration
- Bracelets lumineuxqté 150
- Photophores de tableqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 4
Catering
- Thermosqté 8
- Conteneurs isothermesqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pincesqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 3
- Seaux de nettoyageqté 3
- Gants de travailqté 12
- Chiffons microfibresqté 12
- Brosses à vaisselleqté 4
Organisation
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 20
- Bracelets pour l’enregistrementqté 150
- Cartes d'itinéraireqté 180
- Badges nominatifsqté 30
- Ruban adhésifqté 6
- Serre-câblesqté 200
- Ciseauxqté 4
Conseils
- Validez l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Repérez les passages mal éclairés, les traversées de rue et les endroits où il faudra ajouter des flèches, du ruban de balisage ou des lanternes LED.
- Prévoyez les autorisations plusieurs semaines à l’avance. Une promenade nocturne peut nécessiter des déclarations, une coordination avec le lieu de départ et un contrôle précis des accès et des issues.
- Ne comptez pas uniquement sur les guirlandes lumineuses. Testez chaque lampe et chaque guirlande la veille, puis préparez des piles de rechange, des lampes frontales et des lampes de poche pour les bénévoles.
- Fermez les inscriptions avant de commander les quantités finales. Utilisez le nombre confirmé pour prévoir les gobelets, assiettes, couverts, boissons chaudes et réponses aux besoins alimentaires.
- Organisez un briefing d’au moins 15 minutes avant l’accueil. Donnez à chaque bénévole son emplacement, le trajet à suivre, le moyen de communiquer par talkie-walkie et la procédure en cas de participant perdu ou de problème de sécurité.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une promenade lumineuse ?
- Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de fixer le parcours, obtenir les autorisations, réserver le départ, ouvrir les inscriptions et planifier les bénévoles.
- Quand faut-il vérifier le parcours d’une promenade lumineuse ?
- Faites une première vérification dès que l’itinéraire est choisi, puis une nouvelle inspection la veille. Contrôlez notamment l’éclairage, les obstacles, les traversées et l’emplacement des flèches de direction.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Répartissez les bénévoles entre l’accueil, l’orientation, la restauration et la sécurité, avec au moins une personne par fonction. Ajoutez une personne de réserve pour les pauses ou les imprévus, surtout si le groupe dépasse 30 participants.
- Quand faut-il tester les lampes et les piles ?
- Testez tout l’éclairage la veille et vérifiez à nouveau les équipements au moment de l’installation. Gardez les piles de rechange, les lampes frontales et les lampes de poche dans un point facilement accessible au départ.
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