Lichtjesoptocht organiseren: checklist en planning

Een lichtjesoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampjes verzamelen. Je regelt een veilige route, toestemming, verkeersmaatregelen en duidelijke informatie voor deelnemers en omwonenden. Daarna volgen de praktische zaken: vrijwilligers indelen, verlichting testen, routekaarten maken en een ontvangstpunt opbouwen. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke details vaak pas op de laatste dag problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route vaststellen
2 personen
Start- en eindpunt bepalen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verkeersmaatregelen aanvragen
Routecontrole uitvoeren
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Weersverwachting controleren
Weersplan communiceren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Lichtjes testen
3 personen
Routekaart afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Pakketten per post samenstellen
3 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Start- en eindpunt markeren
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Muziekpunt aansluiten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Lichtjes uitdelen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Route en regels uitleggen
2 personen
Startvak vullen
4 personen
Optocht openen
2 personen
Voorhoede begeleiden
4 personen
Achterhoede begeleiden
4 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Deelnemers onderweg ondersteunen
4 personen
Muziek verzorgen
2 personen
Koffie serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Aankomst begeleiden
3 personen
Eindmoment begeleiden
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Lichtjes inzamelen
3 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
LED-fakkelsaantal 20
Oplaadbare werklampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Megafonenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Walkietalkiesaantal 10
Powerbanksaantal 6
Telefoonladersaantal 6

Verkeersmateriaal

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Routepijlenaantal 16
Waarschuwingsbordenaantal 8
Nylon afzetlintaantal 4

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Handschoenenaantal 12

Decoratie

Papieren lantaarnsaantal 80
LED-theelichtenaantal 120
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Welkomstbord
Routekaartbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Routekaartenaantal 150
Naamstickersaantal 150

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, startpunt en eindpunt minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer de route daarna lopend of fietsend en noteer donkere stukken, smalle doorgangen en plekken waar verkeersbegeleiding nodig is.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan; reken op minimaal 6 weken verwerkingstijd. Informeer omwonenden zodra de route definitief is, zodat zij weten wanneer de optocht langskomt en waar tijdelijk minder ruimte is.
Test alle lichtjes uiterlijk 3 dagen vooraf en laad oplaadbare lampen, powerbanks en portofoons volledig op. Neem reservebatterijen, zaklampen en werklampen mee voor uitval of een vertraagde start.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 1 week vooraf definitief met starttijd, verzamelpunt, route, kledingadvies en een weersplan. Verzamel dieetwensen en andere praktische informatie niet pas bij de ontvangstbalie.
Bouw ontvangstbalie, koffiepunt en tenten minimaal 2 uur voor vertrek op. Leg routekaarten, startnummers, hesjes en communicatiemiddelen per taak klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de instroom hoeven te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjesoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf. Plan de route en vraag vergunningen en verkeersmaatregelen minimaal 6 weken voor de optocht aan. De deelnemersinformatie kan daarna uiterlijk 1 week vooraf worden verstuurd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjesoptocht?: Verdeel minimaal 1 vrijwilliger bij het startpunt, 1 bij het eindpunt en 1 per belangrijk kruispunt of routeonderdeel. Voeg 2 coördinatoren toe voor communicatie en onverwachte situaties; het exacte aantal hangt af van de route en groepsgrootte.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een lichtjesoptocht?: Controleer de weersverwachting 48 en 24 uur vooraf en communiceer vooraf of de tocht doorgaat, wordt ingekort of wordt uitgesteld. Spreek één besluitmoment af, bijvoorbeeld 4 uur voor de start, en zorg dat deelnemers weten waar ze die update vinden.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een lichtjesoptocht?: Reserveer minimaal 2 uur voor tenten, tafels, ontvangstbalie, koffiepunt, verlichting en bewegwijzering. Plan daarna nog 30 minuten voor een laatste route- en veiligheidscontrole voordat deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.