Lichtjesoptocht organiseren: checklist en planning

Een lichtjesoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lichtjes uitdelen. Leg eerst datum, route en start- en eindlocatie vast; daarna regel je vergunning, verkeersveiligheid en vrijwilligers. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, deelnemersinformatie en het testen van alle verlichting. Deze checklist helpt je de 74 taken in de juiste volgorde af te werken, van eerste besluit tot opruimen na afloop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Politie en hulpdiensten informeren
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Route bekendmaken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
Verkeersregelaars inplannen
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Plattegrond voor deelnemers maken
Informatieborden ontwerpen
Deelnemersinstructies versturen
Weersverwachting controleren
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Lichtjes testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelproducten koelen
2 personen
Lichtjes uitdelen sorteren
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Veiligheidsmaterialen klaarzetten
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Aansluitingen veilig afwerken
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Dranghekken plaatsen
4 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Uitgiftepunt voor lichtjes inrichten
3 personen
Warme dranken voorbereiden
3 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Lichtjes uitdelen
4 personen
Deelnemers naar startvak begeleiden
4 personen
Openingswoord verzorgen
Optocht begeleiden
8 personen
Verkeerspunten beveiligen
6 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lichtjes vervangen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers veilig uitgeleiden
4 personen
Lichtjes inzamelen
3 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Dranghekken verwijderen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Route vrijgave melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Inschrijftafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Dranghekkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 30
LED-armbandenaantal 250
LED-kaarsenaantal 250
Reservebatterijenaantal 300
Zaklampenaantal 12
Batterijboxenaantal 10

Apparatuur

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 3
Koelboxenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 250
Papieren bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Theelepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 4
Thermometeraantal 2
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Bannermateriaalaantal 4
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 100
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 6
Zaklampen met knipperlichtaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Brandblussersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met datum, route en locaties voordat je deelnemers uitnodigt. Een vergunning, verkeersplan en reserveringen voor start- en eindpunt kunnen meerdere weken duren.
Plan verkeersregelaars en vrijwilligers per taak, niet alleen per persoon. Reserveer ook iemand voor de inschrijftafel, iemand voor communicatie en iemand die tijdens de optocht de verlichting controleert.
Test LED-lichtslingers, lantaarns, armbanden en kaarsen uiterlijk één week vooraf. Leg reservebatterijen, zaklampen en batterijboxen apart klaar; controleer op de dag zelf opnieuw de kritieke lichtpunten.
Maak de deelnemersinformatie concreet: vermeld route, starttijd, verzamelpunt, eindtijd en wat deelnemers zelf meenemen. Stuur de route en plattegrond minstens 3 dagen vooraf opnieuw toe.
Controleer catering en stroom uiterlijk 2 dagen vooraf. Koel koelproducten op tijd, zet houdbare voorraad klaar en test verlengkabels, kabelhaspels, stekkerdozen, waterkokers en koffieapparaten voordat de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtjesoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunning. Regel vrijwilligers, verkeersregelaars en leveranciers uiterlijk 4 weken voor de optocht.
Heb ik een vergunning nodig voor een lichtjesoptocht?: Bij een optocht op de openbare weg kan een vergunning of melding nodig zijn. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met je gemeente en informeer daarna politie en hulpdiensten over route en tijdstip.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lichtjesoptocht?: Maak eerst een taakverdeling voor ontvangst, routebegeleiding, verkeersveiligheid, catering en opruimen. Reken bij een kleine optocht op minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per afzonderlijke post; het aantal verkeersregelaars volgt uit je verkeersplan.
Wanneer moet ik de verlichting van een lichtjesoptocht testen?: Test alle verlichting 7 dagen vooraf en controleer de belangrijkste lichtpunten nogmaals op de dag zelf. Leg per lichttype reservebatterijen klaar en bewaar zaklampen op minstens 2 vaste plekken langs start- en eindlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.