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Lichterumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichterumzug braucht mehr Vorbereitung als nur Laternen und eine schöne Strecke. Kläre zuerst Datum, Route, Genehmigung und Verkehrsplanung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Helfer, Beleuchtung, Strom und die Versorgung am Start- und Zielort. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation und zeigt, was kurz vor dem Umzug oft vergessen wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigung beantragen

  • Polizei und Rettungsdienste informieren

  • Verkehrsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Route bekanntgeben

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferanten reservieren

  • Verkehrsregelungskräfte einplanen

    2 Personen

  • Freiwilligenaufgaben verteilen

    2 Personen

  • Lageplan für Teilnehmer erstellen

  • Infotafeln gestalten

  • Teilnehmeranweisungen versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Materialbestand überprüfen

    2 Personen

  • Lichter testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlprodukte kühlen

    2 Personen

  • Lichtchen für die Verteilung sortieren

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Sicherheitsmaterialien bereitstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Gelände kontrollieren

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Anschlüsse sicher fertigstellen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Absperrgitter aufstellen

    4 Personen

  • Verkehrsregler einweisen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Ausgabestelle für Lichter einrichten

    3 Personen

  • Heißgetränke vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Lichter verteilen

    4 Personen

  • Teilnehmer zum Startbereich begleiten

    4 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Umzug begleiten

    8 Personen

  • Verkehrspunkte sichern

    6 Personen

  • Zurückbleibende betreuen

    2 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Lichter ersetzen

    2 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abschluss ankündigen

  • Teilnehmer sicher hinausbegleiten

    4 Personen

  • Lichter einsammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Wegweiser entfernen

    3 Personen

  • Absperrgitter entfernen

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Streckenfreigabe melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 80
  • Anmeldetisch
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 10
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 10

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 30
  • LED-ArmbänderAnz. 250
  • LED-KerzenAnz. 250
  • ErsatzbatterienAnz. 300
  • TaschenlampenAnz. 12
  • BatterieboxenAnz. 10

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MegafoneAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • KaffeebecherAnz. 250
  • PapptellerAnz. 250
  • BestecksetsAnz. 250
  • TeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ThermometerAnz. 2
  • FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

  • WegweiserAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 6
  • Banner-MaterialAnz. 4
  • BallonsAnz. 100
  • SeilAnz. 100
  • KabelbinderAnz. 300
  • GewebeklebebandAnz. 8

Sicherheit

  • WarnwestenAnz. 20
  • VerkehrskegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 6
  • Taschenlampen mit BlinklichtAnz. 10
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotfalldeckenAnz. 10
  • FeuerlöscherAnz. 4
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • SchwämmeAnz. 12
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • SpülbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung frühzeitig und informiere Polizei sowie Rettungsdienste, sobald Route und Uhrzeit feststehen. Plane zusätzlich mehrere Tage für Rückfragen oder Änderungen ein.
  • Prüfe die Strecke nicht nur auf der Karte: Kontrolliere Engstellen, Querungen und den Platz für Absperrgitter. Lege Start- und Zielort spätestens vor dem Versand der Einladungen fest.
  • Teste alle LED-Lichter, Laternen, Armbänder und Kerzen mindestens eine Woche vorher. Lege Ersatzbatterien, Taschenlampen und Batterieboxen getrennt bereit, damit ein Ausfall unterwegs nicht die ganze Gruppe aufhält.
  • Teile die Freiwilligenaufgaben vor dem Veranstaltungstag ein und verschicke die Teilnehmeranweisungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Treffpunkt, Route, Beginn, Verhalten im Straßenverkehr und eine Kontaktperson.
  • Kümmere dich zwei Tage vorher um haltbare Vorräte und kühle die Kühlprodukte am Veranstaltungstag rechtzeitig. Kontrolliere außerdem Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Stromanschlüsse, Lautsprecher und Mikrofone vor dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Lichterumzug anmelden?
Stelle den Genehmigungsantrag möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem geplanten Termin. Sobald die Route feststeht, solltest du außerdem Polizei und Rettungsdienste informieren, damit Änderungen noch berücksichtigt werden können.
Was muss ich für einen Lichterumzug an Beleuchtung einplanen?
Plane pro teilnehmender Person eine sichtbare Lichtquelle und halte zusätzlich Ersatz bereit. Teste LED-Lichterketten, Laternen, Armbänder und Kerzen spätestens 7 Tage vorher und packe Ersatzbatterien sowie Taschenlampen ein.
Wann sollte ich die Route für den Lichterumzug bekannt geben?
Veröffentliche die bestätigte Route idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Umzug. Schicke den Teilnehmern 3 bis 5 Tage vorher zusätzlich genaue Anweisungen zu Treffpunkt, Startzeit, Zielort und Verkehrsregeln.
Wie viele Helfer braucht ein Lichterumzug?
Teile mindestens 1 verantwortliche Person für Anmeldung und Information, 2 bis 4 Personen für die Verkehrsregelung sowie Helfer für Anfang, Ende und Versorgung ein. Bei größeren Gruppen solltest du die Strecke in Abschnitte aufteilen und jedem Abschnitt eine feste Kontaktperson geben.

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