Organiser un défilé aux lampions : la checklist complète

Un défilé aux lampions se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un moment convivial à l’arrivée. Fixez la date et l’itinéraire assez tôt pour obtenir les autorisations, informer la police et organiser la circulation. Prévoyez ensuite les inscriptions, les bénévoles, l’éclairage et les points d’accueil. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les piles, les rallonges, les consignes aux participants ou la mise au frais des produits réfrigérés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Informer la police et les secours
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des bénévoles
2 personnes
Annoncer l'itinéraire
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Prévoir des agents de circulation
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Créer un plan pour les participants
Concevoir des panneaux d’information
Envoyer les instructions aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Tester les lumières
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
Trier les bâtonnets lumineux
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Finaliser les raccordements en toute sécurité
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de distribution des bâtonnets lumineux
3 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer des lumières
4 personnes
Accompagner les participants vers le sas de départ
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le défilé
8 personnes
Sécuriser les points de circulation
6 personnes
Encadrer les retardataires
2 personnes
Servir des boissons chaudes
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Remplacer les lumières
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Annoncer la clôture
Raccompagner les participants en toute sécurité
4 personnes
Collecter des guirlandes lumineuses
3 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Annoncer la validation de l’itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 10
Barrières de fouleqté 20
Poubellesqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lanternes LEDqté 30
Bracelets LEDqté 250
Bougies LEDqté 250
Piles de rechangeqté 300
Lampes de pocheqté 12
Boîtes à pilesqté 10

Équipement

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 2
Mégaphonesqté 3
Glacièresqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Gobelets à caféqté 250
Assiettes en papierqté 250
Couvertsqté 250
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4
Thermomètreqté 2
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Matériau pour bannièreqté 4
Ballonsqté 100
Cordeqté 100
Attaches-câblesqté 300
Ruban adhésifqté 8

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Lampes de poche à éclairage clignotantqté 10
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Extincteursqté 4
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Brosses à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour valider le parcours, le lieu de départ et le lieu d’arrivée avec les services concernés.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le défilé afin de connaître le nombre de participants, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles nécessaires aux carrefours et à l’accueil.
Désignez un responsable par zone : inscription, circulation, groupe de tête, fermeture du cortège et arrivée. Donnez à chaque bénévole un plan du parcours et des consignes écrites avant le jour J.
Testez tout l’éclairage la veille : lanternes, bracelets, guirlandes, lampes et mégaphones. Gardez des piles de rechange et vérifiez que les rallonges et multiprises peuvent atteindre les points d’alimentation sans créer de passage dangereux.
Prévoyez l’installation en deux temps : mettez les stocks non périssables en place le matin, puis placez les boissons et aliments réfrigérés au frais peu avant l’accueil. Gardez une zone séparée pour les gobelets, assiettes, couverts et déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un défilé aux lampions ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander l’autorisation, informer la police et les secours, réserver les lieux et recruter les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les instructions aux participants ?: Envoyez les premières informations au moment de l’inscription, puis un rappel 5 à 7 jours avant le défilé. Indiquez l’heure d’arrivée, le point de départ, le parcours, les règles de sécurité et l’heure estimée de fin.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défilé aux lampions ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et les inscriptions, 1 responsable en tête, 1 en fin de cortège et 1 agent par point de circulation. Pour 100 participants et 4 carrefours, cela représente généralement au moins 8 personnes mobilisées.
Que faut-il vérifier le jour avant le défilé aux lampions ?: Contrôlez la météo, le stock de matériel, les piles et toutes les lumières la veille. Vérifiez aussi les courses, les boissons réfrigérées, les rallonges, les moyens de communication et les panneaux d’information avant l’arrivée des participants.

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