Zo organiseer je een Lichtjesavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de indeling van de locatie voordat je mensen uitnodigt. Bij een Lichtjesavond bepalen donkerte, veilige verlichting en een logische ontvangst veel van de voorbereiding. Werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligers en boodschappen uit. Plan op de dag zelf ruim tijd voor het testen van lichtslingers, LED-theelichten en batterijen, het plaatsen van tafels en stoelen en het klaarzetten van catering en dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en ruimte indelen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekersinformatie versturen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Kaarsen en lichtslingers controleren
2 personen
10
Voorraad servies controleren
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
3 personen
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Programma en bewegwijzering printen
17
Weersverwachting controleren
18
Leveringen aannemen
2 personen
19
Locatie openen
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
4 personen
22
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
23
Cateringtafel inrichten
3 personen
24
Koffiepunt inrichten
2 personen
25
Dranken klaarzetten
2 personen
26
Hapjes op schalen leggen
3 personen
27
Lantaarns vullen
3 personen
28
Lichtslingers ophangen
3 personen
29
Batterijverlichting plaatsen
2 personen
30
Kaarsen veilig verdelen
2 personen
31
Versiering ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Geluidsinstallatie testen
2 personen
34
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

35
Bezoekers ontvangen
4 personen
36
Aanmeldingen afvinken
2 personen
37
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
3 personen
40
Lichtjes uitdelen
3 personen
41
Kaarsen aansteken
4 personen
42
Lichtslingers inschakelen
2 personen
43
Lichtjesmoment begeleiden
2 personen
44
Muziek verzorgen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Kaarsen controleren
2 personen
49
Bezoekers informeren over vertrektijd
50
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

51
Kaarsen doven
4 personen
52
Lichtslingers uitschakelen
2 personen
53
Lantaarns verzamelen
3 personen
54
Servies verzamelen
3 personen
55
Restanten veilig opbergen
2 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
60
Locatie schoonmaken
3 personen
61
Apparatuur schoonmaken
2 personen
62
Materialen inventariseren
2 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 30
LED-theelichtenaantal 100
Kaarslantaarnsaantal 30
Reservebatterijenaantal 40
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Laptop
Oplaadstationsaantal 2
Steekkar
Brandblusseraantal 2
EHBO-koffer

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2

Decoratie

Kleurrijke lampionnenaantal 40
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Naambordjesaantal 100
Pijlbordenaantal 8
Touwaantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de publieksroute minstens 3 weken vooraf vast. Zo kun je uitnodigingen, bewegwijzering en de indeling van ontvangsttafel, cateringtafel en koffiepunt op elkaar afstemmen.
Controleer alle lichtslingers, batterijlantaarns, LED-theelichten en kaarslantaarns uiterlijk 7 dagen vooraf. Test ook reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; ontbrekende onderdelen vallen anders pas na het invallen van de duisternis op.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor de Lichtjesavond. Gebruik die aantallen om servies, hapjes, dranken en zitplaatsen klaar te zetten en houd een kleine marge aan voor onverwachte bezoekers.
Plan minimaal 2 uur tussen het openen van de locatie en de start van het programma. In die tijd kun je tafels, stoelen, verlichting, koffiepunt, dranken en bewegwijzering opbouwen en leveringen aannemen.
Maak één vrijwilligersindeling met taken voor ontvangst, catering, techniek en opruimen. Wijs daarnaast vóór de opening iemand aan voor de EHBO-koffer, brandblusser, kabels en het oplossen van lege batterijen of uitval van verlichting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Lichtjesavond organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen minimaal 3 weken voor de avond, zodat je aanmeldingen en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Lichtjesavond op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur opbouwtijd voor tafels, stoelen, lichtslingers, ontvangst, catering en koffie. Plan bij een grote locatie of meerdere ruimtes 3 uur, vooral als je kabels en bewegwijzering moet aanleggen.
Wanneer controleer je de verlichting voor een Lichtjesavond?: Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en test alles nogmaals op de dag zelf. Leg reservebatterijen en extra verlichting vóór de opening klaar, zodat je niet in het donker hoeft te zoeken.
Wanneer moeten dieetwensen voor een Lichtjesavond binnen zijn?: Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen daarna door aan degene die de hapjes en dranken voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.