Lichtjesavond organisieren: So planst du den Abend

Bei einer Lichtjesavond entscheidet nicht nur die Dekoration über den Ablauf. Lege zuerst Datum, Programm und Raumaufteilung fest, danach folgen Reservierungen, Einladungen und die Helferplanung. In der letzten Woche prüfst du Beleuchtung, Geschirr, Wetter und Lieferungen. Am Veranstaltungstag richtest du Empfang, Buffet, Kaffee- und Sitzbereiche in dieser Reihenfolge ein, damit Ankommende sofort wissen, wohin sie gehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raum aufteilen
2 Personen
3
Reservierungen vornehmen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherinformationen versenden
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Kerzen und Lichterketten prüfen
2 Personen
10
Geschirrbestand prüfen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Einkaufen gehen
2 Personen
13
Getränke kühlen
2 Personen
14
Snacks vorbereiten
3 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
16
Programm und Wegweiser drucken
17
Wettervorhersage prüfen
18
Lieferungen annehmen
2 Personen
19
Location öffnen
2 Personen
20
Tische aufstellen
4 Personen
21
Stühle aufstellen
4 Personen
22
Empfangstisch einrichten
2 Personen
23
Cateringtisch einrichten
3 Personen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Getränke bereitstellen
2 Personen
26
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
27
Laternen füllen
3 Personen
28
Lichterketten aufhängen
3 Personen
29
Batteriebetriebene Beleuchtung anbringen
2 Personen
30
Kerzen sicher verteilen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
34
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

35
Besucher empfangen
4 Personen
36
Anmeldungen abhaken
2 Personen
37
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
39
Snacks servieren
3 Personen
40
Lichter verteilen
3 Personen
41
Kerzen anzünden
4 Personen
42
Lichterketten einschalten
2 Personen
43
Lichtmoment begleiten
2 Personen
44
Musik organisieren
45
Getränke nachfüllen
2 Personen
46
Snacks nachfüllen
2 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Kerzen prüfen
2 Personen
49
Besucher über die Abfahrtszeit informieren
50
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

51
Kerzen löschen
4 Personen
52
Lichterketten ausschalten
2 Personen
53
Laternen sammeln
3 Personen
54
Geschirr sammeln
3 Personen
55
Reste sicher verstauen
2 Personen
56
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
57
Dekoration entfernen
3 Personen
58
Geschirr abwaschen
3 Personen
59
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
60
Location reinigen
3 Personen
61
Geräte reinigen
2 Personen
62
Materialien inventarisieren
2 Personen
63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
64
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 3
HockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 30
LED-TeelichterAnz. 100
KerzenlaternenAnz. 30
ErsatzbatterienAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
LadestationenAnz. 2
Sackkarre
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2

Dekoration

Bunte LampionsAnz. 40
TischläuferAnz. 8
Willkommensschild
NamensschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 8
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Beleuchtung nicht erst beim Aufbau: Prüfe Lichterketten, Laternen und LED-Teelichter mindestens eine Woche vorher und lege Ersatzbatterien bereit. Teste außerdem Verlängerungskabel und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Schicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Nenne darin Programm, Einlass, Wegweiser und Hinweise zur Anreise, damit am Empfang weniger Rückfragen entstehen.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und gib sie spätestens 7 Tage vor dem Abend an das Catering weiter. Bereite getrennte Servierschalen und Servierzangen vor, damit Speisen nicht vertauscht werden.
Richte den Raum in klaren Zonen ein: Empfang am Eingang, Buffet an einer gut erreichbaren Wand und Kaffee separat davon. Rechne pro Tisch mit ausreichend Stühlen und halte einige Hocker für kurze Aufenthalte bereit.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden für Lieferung, Aufbau und Technik ein. Prüfe vor dem Einlass Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Ladestationen, Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Koffer; diese Kontrolle wird beim Dekorieren leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Lichtjesavond organisieren?: Beginne 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Reservierungen. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Abend verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
Wann sollte man die Beleuchtung für eine Lichtjesavond prüfen?: Prüfe Lichterketten, Batterielaternen, Kerzenlaternen und LED-Teelichter mindestens 7 Tage vorher. Teste am Aufbau zusätzlich alle Verlängerungskabel und lege Ersatzbatterien an einem festen, schnell erreichbaren Ort bereit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Lichtjesavond?: Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, Möbel, Beleuchtung, Empfang, Buffet, Kaffee und Technik ein. Bei Lieferungen oder vielen Helfern sind 3 Stunden sicherer, besonders wenn Kabel und Wegweiser noch verlegt werden müssen.
Wann sollte man das Wetter für eine Lichtjesavond prüfen?: Sieh dir die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und nochmals am Veranstaltungstag an. So kannst du rechtzeitig entscheiden, ob Wegweiser, Empfang und Teile der Beleuchtung geschützt oder vollständig drinnen aufgebaut werden müssen.

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