Lichtjesavond organiseren: een praktische checklist

Een Lichtjesavond vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen ophangen. Je legt eerst datum, programma, terrein en vergunningen vast en werkt daarna toe naar uitnodigingen, vrijwilligers en catering. In de laatste week controleer je de weersverwachting, test je alle lichtjes en laad je accu’s op. Deze checklist helpt je bovendien om materialen, tafels, servies en bewegwijzering op tijd op de locatie te krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen controleren
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen duidelijk markeren
2 personen
Lichtjes testen
2 personen
Lampionnen controleren
2 personen
Accu's opladen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankentafels inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Lampionnen ophangen
4 personen
Kaarsvrije lichtpunten plaatsen
3 personen
Route bewegwijzeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Muziek klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Lichtjes uitdelen
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Fotopunt bemannen
2 personen
Muziek verzorgen
Lichtjesroute begeleiden
4 personen
Lichtmoment aankondigen
Lichtjesmoment begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Laatste hapjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Verlichting uitschakelen
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Versiering afnemen
3 personen
Lichtjes en kabels verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Herbruikbare lichtjes opladen
Borg en sleutels afhandelen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Lampionnenaantal 120
Papieren slingersaantal 20
Lichtgevende sterrenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 14
Welkomstbord
Programma-bordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-lantaarnsaantal 24
LED-theelichtjesaantal 160
Batterijlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 80

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Muziekafspeelapparaat
Koelboxenaantal 6
Warmhoudersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 4
Portioneertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de terreinopbouw vóór het donker: zet tafels, stoelen, partytenten en afzettingen klaar voordat bezoekers arriveren. Test LED-lichtsnoeren, LED-lantaarns en lampionnen daarna op de plek waar ze komen te hangen.
Maak het programma uiterlijk enkele dagen vooraf definitief en stuur het samen met route- en pijlinformatie naar deelnemers. Zo kun je ontbrekende aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligersdiensten nog verwerken.
Koop houdbare voorraad eerder in en plan verse boodschappen en hapjes dichter op de avond. Koel dranken pas nadat je de aantallen hebt gecontroleerd en markeer allergenen bij alle serveerschalen.
Leg voor elke tafel vooraf vast welk servies nodig is: herbruikbare borden, kommen, glazen, bestek en opscheplepels. Zet extra serveerbladen en tafelkleden apart, zodat de opbouw niet stilvalt door een vergeten onderdeel.
Controleer het slechtweerplan zodra de weersverwachting onzeker wordt, niet pas op de dag zelf. Houd partytenten, een aangepaste indeling en duidelijke communicatie achter de hand en informeer deelnemers zodra het programma verandert.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Lichtjesavond organiseren en plannen?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer vergunningen en reserveringen meteen, omdat wijzigingen in terrein of capaciteit later minder makkelijk op te lossen zijn.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor Lichtjesavond?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit aanmeldingen 7 tot 10 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om dieetwensen, naamkaartjes, vrijwilligers en hoeveelheden voor eten en drinken te verwerken.
Hoeveel lichtjes en lampionnen heb ik nodig voor Lichtjesavond?: Bepaal dit per zone en test alles vooraf op de echte locatie. Plan minimaal één controle- en oplaadmoment in de laatste 24 uur; houd daarnaast reserve-accu’s of batterijen klaar voor de verlichting die het langst brandt.
Wanneer moet ik de boodschappen voor Lichtjesavond doen?: Haal houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en doe verse boodschappen op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken zodra ze binnen zijn en bereid hapjes zo veel mogelijk op de dag van het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.