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Lichtjesabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichtjesabend wirkt entspannt, braucht aber früh eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Datum, Programm und Gelände fest, prüfe Genehmigungen und sichere Reservierungen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Verpflegung und die Einteilung der Helfer. In den letzten Tagen zählen vor allem Wetter, Beleuchtung, Laternen, Akkus und der Transport zum Veranstaltungsort. Diese Checkliste bündelt 74 Aufgaben und 61 benötigte Dinge, damit am Abend nichts Entscheidendes fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Lieferanten bestätigen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Schlechtwetterplan bereitlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergene deutlich kennzeichnen

    2 Personen

  • Lichter testen

    2 Personen

  • Laternen kontrollieren

    2 Personen

  • Akkus aufladen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Gelände absperren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    6 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränketische einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Laternen aufhängen

    4 Personen

  • Kerzenfreie Lichtpunkte aufstellen

    3 Personen

  • Route ausschildern

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Musik bereitlegen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Lichter verteilen

    3 Personen

  • Kinderaktivitäten betreuen

    4 Personen

  • Fotopunkt betreuen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Lichterroute begleiten

    4 Personen

  • Lichtmoment ankündigen

  • Lichtmoment begleiten

    4 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    3 Personen

  • Letzte Häppchen servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration besorgen

    3 Personen

  • Lichter und Kabel sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Wiederverwendbare Lichter aufladen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 10
  • KlappstühleAnz. 100
  • BiertischeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 14
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 160
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 80
  • MesserAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 16
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • LampionsAnz. 120
  • PapiergirlandenAnz. 20
  • LeuchtsterneAnz. 20
  • TischdekorationenAnz. 14
  • Willkommensschild
  • ProgrammtafelnAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 18
  • LED-LaternenAnz. 24
  • LED-TeelichterAnz. 160
  • BatterielampenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 80

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • Musikwiedergabegerät
  • KühlboxenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ScherenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • EislöffelAnz. 4
  • PortionierzangenAnz. 8
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BodenabzieherAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe spätestens zwei bis drei Wochen vorher, ob für Gelände, Beleuchtung oder Besucherzahl eine Genehmigung nötig ist. Bestätige in diesem Schritt auch Reservierungen und Lieferanten schriftlich.
  • Verfolge die Anmeldungen bis etwa fünf Tage vor dem Lichtjesabend und notiere Ernährungswünsche sowie Allergien. Kennzeichne allergene Zutaten am Buffet deutlich, statt die Information erst vor Ort zusammenzusuchen.
  • Plane die Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag: Teste LED-Lichterketten und Laternen mindestens drei Tage vorher und lade alle Akkus vollständig auf. Lege Ersatzbatterien oder eine alternative Lichtquelle griffbereit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide, wann Zelte, Tische und Stühle bereitstehen müssen. Ein Schlechtwetterplan sollte dann bereits festgelegt und an Helfer sowie Teilnehmer weitergegeben sein.
  • Bündele den Transport für den Veranstaltungstag und bringe Dekoration, Geschirr, Verpflegung und Beleuchtung in einer festen Reihenfolge zum Gelände. Stelle zuerst Wegweiser, Absperrungen und Licht auf, bevor Buffet und Sitzplätze eingerichtet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Lichtjesabend organisieren?
Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Genehmigungen. Einladungen sollten rund drei Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.
Wann sollte man die Wettervorhersage für einen Lichtjesabend prüfen?
Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vor Beginn und noch einmal am Veranstaltungstag. Lege spätestens dann fest, ob Partyzelte, ein geänderter Ablauf oder ein anderer Aufbau nötig sind.
Wie viele Getränke braucht man für einen Lichtjesabend?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser sowie einen kleinen Puffer von ungefähr 10 Prozent ein.
Wann müssen Laternen und Lichterketten getestet werden?
Teste alle Lichter mindestens drei Tage vorher und lade Akkus am Vortag vollständig auf. Kontrolliere die Beleuchtung unmittelbar vor dem Einlass noch einmal am tatsächlichen Einsatzort.

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