Lichtjesavond organiseren: checklist en planning

Een Lichtjesavond vraagt om meer voorbereiding dan alleen lichtjes ophangen. Leg eerst datum, programma, route en locatie vast en controleer daarna vergunningen, stroompunten en leveranciers. In de laatste weken regel je uitnodigingen, aanmeldingen, vrijwilligers en dieetwensen. Vlak voor de avond draait alles om een veilige route, werkende verlichting, warme dranken en een duidelijke taakverdeling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en route bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Leveranciers reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Buurtbrief verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma bevestigen
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Lichtjes controleren
3 personen
Batterijen controleren
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie nalopen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Lichtslingers ophangen
4 personen
Lantaarns plaatsen
3 personen
Route met licht markeren
3 personen
Infotafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Lichtjes uitdelen
3 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Knutseltafel begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Lichtjesroute begeleiden
4 personen
Muziek bedienen
Kaarsen en lichtjes controleren
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Lichtslingers uitschakelen
2 personen
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 40
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Papieren lantaarnsaantal 80
Decoratieve vlaggetjesaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Routepijlenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 12
LED-lantaarnsaantal 30
LED-theelichtjesaantal 150
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 60

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer stroompunten zodra de locatie vastligt. Tel daarna hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn en houd LED-verlichting met reservebatterijen achter de hand voor donkere routegedeelten.
Plan de routecontrole uiterlijk één week vooraf. Plaats routepijlen en informatieborden zo dat bezoekers bij elk kruispunt weten waar ze heen moeten; leg zaklampen klaar voor de organisatie.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel vrijwilligers per taak in. Maak de definitieve indeling uiterlijk twee dagen voor Lichtjesavond, zodat niemand nog op het laatste moment hoeft te zoeken.
Koel dranken pas nadat je het verwachte aantal bezoekers hebt verwerkt. Zet thermoskannen, koffiekopjes, herbruikbare bekers en serveerschalen op aparte tafels, zodat uitgifte en opruimen niet door elkaar lopen.
Controleer lichtjes, LED-lantaarns en LED-theelichtjes uiterlijk de dag ervoor. Test ook microfoon, Bluetoothspeaker en verlengkabels; leg reservebatterijen apart en bevestig het programma opnieuw bij alle betrokken leveranciers.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een Lichtjesavond organiseren?: Leg datum, programma, locatie en route bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer in dezelfde week vergunningen, stroompunten en de beschikbaarheid van leveranciers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor Lichtjesavond?: Maak minimaal 4 rollen: ontvangst, routebegeleiding, catering en techniek of verlichting. Bij een grotere route is 1 routebegeleider per belangrijk kruispunt praktischer dan één centrale coördinator.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor Lichtjesavond?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en open dan ook de aanmeldingen. Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor het evenement, zodat je dieetwensen, dranken en tafelschikking kunt afronden.
Wanneer controleer ik de verlichting voor Lichtjesavond?: Controleer alle lichtjes, batterijen en kabels uiterlijk 24 uur vooraf en test de verlichting opnieuw voordat bezoekers arriveren. Houd reservebatterijen en zaklampen beschikbaar voor de hele avond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.