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Lichtjesabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lichtjesabend steht und fällt mit einer klaren Route, sicherer Beleuchtung und einem Ablauf, den alle Helfer kennen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und nötigen Genehmigungen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Lieferanten und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen prüfst du Lichter, Batterien, Stromanschlüsse, Wetter und Verpflegung. Die Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Location reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Lieferanten reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Nachbarschaftsbrief verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm bestätigen

    2 Personen

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Lichter prüfen

    3 Personen

  • Batterien kontrollieren

    2 Personen

  • Tischordnung ausarbeiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location abgehen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Lichterketten aufhängen

    4 Personen

  • Laternen aufstellen

    3 Personen

  • Route mit Licht markieren

    3 Personen

  • Infotafel einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Lichter verteilen

    3 Personen

  • Kinderaktivität betreuen

    3 Personen

  • Kreativtisch betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Lichterroute begleiten

    4 Personen

  • Musik bedienen

  • Kerzen und Lichter prüfen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lichterketten ausschalten

    2 Personen

  • Snacks und Getränke wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 50
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • SchälchenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • PapierlaternenAnz. 80
  • Dekorative FähnchenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • LED-LaternenAnz. 30
  • LED-TeelichterAnz. 150
  • TaschenlampenAnz. 6
  • ErsatzbatterienAnz. 60

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischsetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • SpülwanneAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Route und Treffpunkt spätestens vier Wochen vorher fest. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Fluchtwege und ob für den öffentlichen Raum eine Genehmigung nötig ist.
  • Verschicke Einladungen mindestens drei Wochen vor dem Lichtjesabend und öffne gleichzeitig die Anmeldungen. So bleiben dir mindestens sieben Tage, um Rückfragen, Ernährungswünsche und Namensschilder zu bearbeiten.
  • Teste LED-Lichterketten, Laternen und Teelichter nicht erst am Veranstaltungstag. Lege Ersatzbatterien und Taschenlampen spätestens am Vortag an einem festen Ausgabepunkt bereit.
  • Teile Freiwillige in klar benannte Schichten ein: Aufbau, Wegweisung, Betreuung der Route und Abbau. Übergib jeder Gruppe den Ablauf und die Telefonnummer der verantwortlichen Person spätestens 48 Stunden vorher.
  • Kühle Getränke am selben Tag mehrere Stunden vor Beginn und bereite Snacks nach der finalen Anmeldezahl vor. Stelle Mehrwegbecher, Geschirr, Servierschalen und Thermoskannen getrennt nach Station bereit, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Lichtjesabend planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Route, Ort und Programm. Genehmigungen, Location, Lieferanten und Einladungen sollten spätestens drei Wochen vor dem Termin geklärt oder verschickt sein.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Lichtjesabend?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für jede Aufgabe ein: Aufbau, Route, Beleuchtung, Verpflegung und Abbau. Bei mehreren Stationen oder einer größeren Gruppe solltest du zusätzlich eine Ersatzperson pro Schicht einteilen und den Einsatz 48 Stunden vorher bestätigen.
Wann sollte ich die Beleuchtung für den Lichtjesabend prüfen?
Führe den ersten vollständigen Test drei bis fünf Tage vorher durch. Kontrolliere am Veranstaltungstag nochmals alle Lichter, Batterien, Verlängerungskabel und Taschenlampen, bevor Gäste eintreffen.
Was muss ich am Tag vor dem Lichtjesabend erledigen?
Bereite Wegweiser, Infotafeln, Namensschilder und Dekoration vor, bestätige das Programm und sortiere die Ausrüstung nach Einsatzort. Prüfe außerdem die Wettervorhersage, kühle haltbare Getränke vor und stelle die Einkaufsliste sowie die Helfereinteilung bereit.

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