LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Lezing organiseren: complete checklist voor een soepele bijeenkomst

Een lezing vraagt meer voorbereiding dan alleen een spreker en een zaal. Je regelt vooraf de locatie, uitnodigingen, aanmeldingen en materialen; op de dag zelf moeten registratie, techniek, zitplaatsen en catering klaarstaan. Plan de presentatie en microfoon ruim vóór ontvangst van de bezoekers, zodat je storingen nog kunt oplossen. Deze checklist helpt je de 48 taken in een logische volgorde af te werken, van reservering tot registratie en ontvangst van de spreker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Spreker bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Bezoekerslijst afronden

  • Hand-outs voorbereiden

    2 personen

  • Hand-outs afdrukken

    2 personen

  • Naambadges maken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Sprekersmateriaal ophalen

  • Locatiesleutels ophalen

  • Ruimte ventileren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Podiumhoek inrichten

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Presentatie testen

    2 personen

  • Microfoon testen

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Water en frisdrank koelen

  • Registratieteam instrueren

Event

  • Spreker ontvangen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    3 personen

  • Programma uitdelen

    2 personen

  • Bezoekers naar zaal begeleiden

    2 personen

  • Lezing openen

  • Lezing begeleiden

    2 personen

  • Koffiepauze serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Vragen uit de zaal verzamelen

  • Vraaggesprek begeleiden

    2 personen

  • Avondpauze voorbereiden

    3 personen

  • Avondpauze serveren

    4 personen

  • Avondprogramma begeleiden

    2 personen

  • Lezing afsluiten

  • Spreker uitzwaaien

Nazorg

  • Servies verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Materialen inpakken

    2 personen

  • Sleutels retourneren

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 80
  • Tafelsaantal 8
  • Spreektafel
  • Krukkenaantal 3

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • Microfoon
  • Luidsprekersaantal 2
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 3

Servies

  • Koffiekopjesaantal 80
  • Waterglazenaantal 80
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Koffiekannenaantal 4
  • Waterkannenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveerbladenaantal 6
  • Schenkkommenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkleedaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 4
  • Welkomstbord
  • Pijlbordenaantal 6

Registratie

  • Registratiebordjesaantal 3
  • Naambadgesaantal 80
  • Badgehoudersaantal 80
  • Pennensetsaantal 6
  • Bezoekerslijstmapaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Bevestig de spreker en reserveer de locatie zodra de datum vaststaat. Plan daarna de uitnodigingen; rond de bezoekerslijst enkele dagen vóór de lezing af, zodat je naambadges en hand-outs niet op het laatste moment hoeft te maken.
  • Test projector, laptop, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers minimaal 60 minuten vóór de start. Controleer niet alleen of er beeld en geluid is, maar ook of de presentatie vanaf de juiste laptop opent.
  • Zet de registratietafel minstens 30 minuten vóór inloop klaar met registratiebordjes, naambadges en de definitieve bezoekerslijst. Instrueer het registratieteam vooraf over afmeldingen, late bezoekers en dieetwensen.
  • Bereid koffie, thee, water en frisdrank zo dat ze vóór de eerste bezoekers beschikbaar zijn. Reken bij een pauze op voldoende kopjes, glazen, kannen en thermoskannen; gekoelde dranken zet je eerder klaar dan warme dranken.
  • Haal locatiesleutels en eventueel sprekersmateriaal uiterlijk op de dag vóór de lezing op. Ventileer de ruimte en stel daarna tafels, stoelen en de podiumhoek op, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lezing organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en spreker. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de lezing en sluit de bezoekerslijst 2 tot 3 dagen van tevoren.
Wanneer moet ik de techniek van een lezing testen?
Test projector, presentatie en microfoon minimaal 60 minuten vóór aanvang. Houd daarna nog 15 minuten vrij voor een kabel, stekkerdoos of laptop die niet werkt.
Hoeveel hand-outs moet ik afdrukken voor een lezing?
Druk voor iedere aangemelde bezoeker één hand-out af en neem 5 tot 10 procent extra mee. Bij 40 aanmeldingen zijn dat bijvoorbeeld 42 tot 44 exemplaren.
Wanneer moet ik koffie en thee klaarzetten voor een lezing?
Zet koffie, thee, water en frisdrank 15 tot 30 minuten vóór de inloop klaar. Controleer vlak voor de start opnieuw de kannen, kopjes, glazen en voorraad.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!