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Vortrag organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Vortrag müssen Raum, Referenten, Technik und Anmeldung ineinandergreifen. Plane zuerst Termin und Location, bestätige danach die Vortragenden und verschicke die Einladungen. In der letzten Woche klärst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Besucherzahl. Am Veranstaltungstag bleiben oft Kleinigkeiten wie Schlüssel, Namensschilder, getestete Kabel oder Wasser für die Referenten liegen – genau dafür folgt der Ablauf in der richtigen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherlist abschließen

  • Handouts vorbereiten

    2 Personen

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Vortragendenmaterial abholen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich einrichten

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Wasser und Erfrischungsgetränke kühlen

  • Registrierungsteam einweisen

Event

  • Redner empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Vortrag eröffnen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Fragegespräch begleiten

    2 Personen

  • Abendpause vorbereiten

    3 Personen

  • Abendpause servieren

    4 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    2 Personen

  • Vortrag abschließen

  • Redner verabschieden

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • HockerAnz. 3

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • WassergläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6

Registrierung

  • RegistrierungsschilderAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 80
  • BadgehalterAnz. 80
  • StiftesetsAnz. 6
  • BesucherlistenmappeAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Besucher- und Anmeldeliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag ab. So kannst du Handouts, Namensschilder, Sitzplätze sowie Kaffee, Tee und Wasser passend vorbereiten.
  • Teste Projektor, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher nicht erst beim Einlass, sondern mindestens 60 Minuten vorher. Öffne die Präsentation vollständig und prüfe auch Bild und Ton im hinteren Teil des Raums.
  • Plane für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten ein. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf und richte Registrierungstisch und Bühnenbereich ein, bevor die ersten Besucher eintreffen.
  • Hole Standortschlüssel und Vortragendenmaterial am Vortag oder mindestens 60 Minuten vor Beginn ab. Empfang und kurze Einweisung der Referenten funktionieren dann ohne Unterbrechung der Registrierung.
  • Bereite Handouts und Namensschilder anhand der abgeschlossenen Liste vor und lege einen kleinen Überschuss zurück. Für Kaffee und Tee solltest du vor dem Einlass Tassen, Kannen und Besteck bereitstellen; Wasser und Erfrischungsgetränke kommen gekühlt dazu.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Vortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und der Bestätigung der Referenten. Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann sollte die Anmeldung für einen Vortrag geschlossen werden?
Schließe die Besucherlist 3 bis 5 Tage vor dem Vortrag ab. Damit bleiben noch einige Tage für Handouts, Namensschilder, Ernährungswünsche und die Bewirtung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Vortrag?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Registrierung, Bühne und Technik ein. Projektor, Präsentation, Mikrofon und Lautsprecher sollten spätestens 60 Minuten vor Beginn getestet sein.
Was braucht man für einen Vortrag mit Besuchern?
Neben Stühlen und Tischen brauchst du unter anderem Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI- und Verlängerungskabel, Mikrofon sowie Lautsprecher. Für die Registrierung kommen Namensschilder und Schilder hinzu; Getränke und Handouts solltest du vor dem Einlass fertig bereitstellen.

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