Zo organiseer je een leveranciersconferentie

Begin met de datum, locatie en het doel van de leveranciersconferentie. Werk daarna het programma uit en leg sprekers, catering en techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Houd aanmeldingen, dieetwensen en presentaties centraal bij, zodat je in de laatste week geen losse informatie hoeft te verzamelen. Op de dag zelf draait alles om een tijdige opbouw, een geteste presentatie en een registratiebalie die direct werkt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Leverancierslijst controleren
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Sprekers bevestigen
9
Presentaties verzamelen
10
Catering reserveren
11
Techniek reserveren
12
Parkeerinformatie versturen
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Badges sorteren
2 personen
16
Presentaties testen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Catering controleren
20
Locatie openen
2 personen
21
Leveringen ontvangen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
4 personen
25
Registratiebalie inrichten
2 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
27
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
28
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
29
Projector en scherm plaatsen
2 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen
32
Presentaties klaarzetten
2 personen
33
Verlichting controleren
34
Buffet- en koffietafels inrichten
3 personen
35
Hapjes klaarzetten
3 personen
36
Toiletten controleren
37
Afvalbakken plaatsen
2 personen
38
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

39
Gasten ontvangen
4 personen
40
Badges uitdelen
3 personen
41
Welkomstdrank serveren
3 personen
42
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
43
Sprekers begeleiden
2 personen
44
Presentaties bedienen
45
Microfoons beheren
46
Hapjes serveren
4 personen
47
Dranken bijvullen
3 personen
48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
49
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
50
Vragen uit de zaal begeleiden
51
Panelgesprek ondersteunen
2 personen
52
Dinerbuffet openen
3 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
4 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Servies ophalen
3 personen
56
Dessert serveren
3 personen
57
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
58
Dranken en glazen aanvullen
3 personen
59
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen
60
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

61
Techniek uitschakelen
2 personen
62
Servies verzamelen
3 personen
63
Buffet afbouwen
3 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Koelboxen legen
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Leveranciersfacturen controleren
73
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 90
Inschrijftafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Hoge statafelsaantal 10
Eettafelsaantal 12
Spreektafel
Podium
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikker
Flip-oversaantal 3
Stiftenaantal 12
Geluidsversterker

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Dinermessenaantal 100
Dinervorkenaantal 100
Dessertlepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Servetdispensersaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 20
Stoelhoezenaantal 90
Naambadgehoudersaantal 90
Lanyardsaantal 90
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 12

Verlichting

Sfeerlampenaantal 10
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek zodra het programma staat. Test projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, adapters, microfoons en presentatieklikker uiterlijk 1 week vooraf met de echte presentaties.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de conferentie, bijvoorbeeld 3 werkdagen vooraf. Gebruik de definitieve deelnemerslijst voor naamkaartjes, badges, catering en de registratiebalie.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement door aan de cateraar. Controleer bij ontvangst of de aangepaste maaltijden herkenbaar zijn.
Maak een openingsschema voor de dag zelf: open de locatie minimaal 2 uur voor de eerste deelnemer, ontvang leveringen meteen en controleer daarna ruimtes, tafels, stoelen en bewegwijzering.
Leg parkeerinformatie en het programma uiterlijk 3 dagen voor de conferentie vast in één deelnemersmail. Vermeld ook het registratiemoment, zodat niet iedereen tegelijk bij de inschrijftafels aankomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een leveranciersconferentie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de locatie, catering en techniek eerst; plan sprekers en verstuur uitnodigingen daarna.
Wanneer verstuur je de uitnodigingen voor een leveranciersconferentie?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Geef deelnemers minstens 3 weken om te reageren en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie.
Wanneer moet je de presentaties testen?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 1 week vooraf en test ze daarna op de gebruikte laptop, projector en het scherm. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en klikker.
Hoe vroeg moet je aanwezig zijn op de dag van de conferentie?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Reken extra tijd als leveringen, podium, geluidsversterker, microfoons en registratiebalie nog moeten worden opgebouwd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.