Cómo organizar una conferencia de proveedores
Una conferencia de proveedores funciona cuando el programa, las inscripciones y la logística avanzan en el mismo orden. Empieza cerrando fecha y lugar, y después fija el programa para saber qué personas, equipos y espacios necesitas. Las confirmaciones de ponentes, preferencias dietéticas y presentaciones suelen retrasarse, así que conviene ponerles fecha límite. El día anterior, prueba toda la técnica, prepara las acreditaciones y deja listas las bebidas y la documentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Revisar la lista de proveedores
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Confirmar ponentes
- 9
Recopilar las presentaciones
- 10
Reservar el catering
- 11
Reservar técnica
- 12
Enviar la información de aparcamiento
- 13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 14
Imprimir la lista de participantes
- 15
Clasificar acreditaciones
2 personas
- 16
Probar presentaciones
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Comprobar el catering
- 20
Abrir la ubicación
2 personas
- 21
Recibir entregas
2 personas
- 22
Comprobar los espacios
2 personas
- 23
Montar mesas
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 27
Colocar los folletos del programa
2 personas
- 28
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
- 29
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 30
Conectar los micrófonos
2 personas
- 31
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 32
Preparar las presentaciones
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
- 34
Montar las mesas de buffet y café
3 personas
- 35
Preparar los aperitivos
3 personas
- 36
Comprobar los baños
- 37
Colocar cubos de basura
2 personas
- 38
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Evento
- 39
Recibir a los invitados
4 personas
- 40
Repartir acreditaciones
3 personas
- 41
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 42
Presentar la apertura
2 personas
- 43
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 44
Gestionar las presentaciones
- 45
Gestionar micrófonos
- 46
Servir aperitivos
4 personas
- 47
Rellenar las bebidas
3 personas
- 48
Reponer café y té
2 personas
- 49
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
- 50
Gestionar las preguntas del público
- 51
Apoyar la mesa redonda
2 personas
- 52
Abrir el bufé de la cena
3 personas
- 53
Reponer el buffet de cena
4 personas
- 54
Servir comidas especiales
2 personas
- 55
Recoger la vajilla
3 personas
- 56
Servir el postre
3 personas
- 57
Atender el cóctel de networking
4 personas
- 58
Reponer bebidas y vasos
3 personas
- 59
Coordinar la despedida de los invitados
2 personas
- 60
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
- 61
Apagar la técnica
2 personas
- 62
Recoger la vajilla
3 personas
- 63
Desmontar el buffet
3 personas
- 64
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Recoger la basura
3 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Limpiar el lugar
4 personas
- 69
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 70
Comprobar los materiales
2 personas
- 71
Devolver el material prestado
2 personas
- 72
Comprobar las facturas de proveedores
- 73
Enviar correo de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas de congresocant. 90
- Mesas de inscripcióncant. 2
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas altas tipo cóctelcant. 10
- Mesas de comedorcant. 12
- Mesa de oradores
- Escenario
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Clic de presentación
- Pizarras de hojascant. 3
- Rotuladorescant. 12
- Amplificador de sonido
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de cervezacant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cuchillos de cenacant. 100
- Tenedores de cenacant. 100
- Cucharillas de postrecant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Cucharonescant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
- Dispensadores de servilletascant. 6
Decoración
- Mantelescant. 20
- Fundas para sillascant. 90
- Portanombrescant. 90
- Lanyardscant. 90
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Números de mesacant. 12
Iluminación
- Luces decorativascant. 10
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de microfibracant. 20
- Guantescant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Portarrollos de papel higiénicocant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de reservar la técnica: así sabrás cuántos micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces y conexiones HDMI necesitas. Haz una prueba completa de las presentaciones al menos 24 horas antes.
- Envía las invitaciones con un plazo claro de inscripción y vuelve a contactar a quienes no respondan 7 días antes del evento. Usa la lista definitiva para preparar tarjetas con nombres y acreditaciones sin hacer cambios de última hora.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y entrega al catering el número final con 3 días de antelación. Comprueba que haya vajilla separada para comida, postre, café, agua y las bebidas previstas.
- Envía la información de aparcamiento y acceso al menos 5 días antes. En la entrada, coloca el mostrador de registro, la lista impresa y las acreditaciones clasificadas para que cada participante tarde menos de 2 minutos en registrarse.
- Programa la apertura del lugar, la recepción de entregas y el montaje con margen de 2 horas antes de recibir al primer asistente. Revisa primero escenario, pantalla, proyector, mesas, sillas y sonido; después enfría las bebidas y comprueba el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de proveedores?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para cerrar fecha, lugar, programa y proveedores. Reserva la técnica y el catering en cuanto tengas una estimación de asistentes, y confirma las cifras finales 3 días antes.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una conferencia de proveedores?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del evento y fija un plazo de respuesta de 10 a 14 días. Haz un último seguimiento 7 días antes para cerrar participantes, nombres y preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que probar las presentaciones y el equipo técnico?
- Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes y repite una comprobación al abrir el lugar. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los adaptadores HDMI, los micrófonos y el sonido con las presentaciones reales.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering y las necesidades dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número definitivo con el catering 3 días antes. Reserva un margen del 5 al 10 % si esperas cambios o asistentes que aún no hayan respondido.
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