Lentemarkt organiseren: een praktische checklist

Een lentemarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten. Je legt eerst datum, locatie en marktindeling vast en werkt daarna toe naar deelnemers, vergunningen, voorzieningen en communicatie. Plan kramen, tenten en stroom op tijd, want die bepalen hoeveel standplaatsen je kunt aanbieden. Controleer in de laatste week de deelnemersgegevens, weersverwachting, catering en bewegwijzering. Deze checklist helpt je de 74 taken en 61 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Deelnemers inschrijven
2 personen
Standplaatsen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Buurtposters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Kramen en tenten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Afvalinzameling afspreken
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan communiceren
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Programma afdrukken
Marktkramers informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Versiering voorbereiden
2 personen
Route en parkeerbordjes maken
Koffieapparaten testen
2 personen

Event

Koelboxen vullen
2 personen
Terrein afzetten
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Kramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
Kraamdoeken bevestigen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Contant geld klaarleggen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Infobalie bemannen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Marktkramers ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop sluiten
2 personen
Marktkramers uitchecken
2 personen
Kassa en documenten veiligstellen
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afkoppelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Posters verwijderen
2 personen
Afvalcontainers terugbrengen
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Kraamtafelsaantal 20
Bistrotafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Kraamdoekenaantal 20
Kleedjesaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Parasolvoetenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 150
Eetbordenaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Koffieapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Geldkistjesaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Portofoonsaantal 6
Handlampenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Serveerkannenaantal 8
Flessenopenersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Papieren bloemenaantal 40
Bloempottenaantal 20
Tafelboekettenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30
Tafelnummersaantal 20
Tafellopersaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de marktindeling vast voordat je standplaatsen bevestigt. Houd ruimte vrij voor looproutes, afzetpalen, kabelmatten en een duidelijke doorgang naar koffie, catering en toiletten.
Reserveer kramen, partytenten en stroom zodra datum en locatie vaststaan. Controleer per stroompunt hoeveel koffieapparaten, waterkokers en warmhoudkannen tegelijk kunnen werken.
Vraag dieetwensen uiterlijk bij de inschrijving uit en bereken daarna de cateringhoeveelheden. Zet houdbare voorraad eerder klaar en koop verse producten pas kort voor de markt.
Stuur marktkramers uiterlijk één week vooraf de praktische informatie: aankomsttijd, standplaats, marktindeling, stroomgebruik en het slechtweerplan. Zo voorkom je telefoontjes op de opbouwdag.
Maak een aparte controle voor betaalmiddelen en communicatie. Test geldkistjes en betaalterminals, laad portofoons op en controleer verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten vóór de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lentemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktindeling. Benader daarna deelnemers en reserveer kramen, tenten en stroom; houd de laatste week vrij voor controles en communicatie.
Wanneer moet ik deelnemers voor een lentemarkt inschrijven?: Open de inschrijving uiterlijk 6 tot 8 weken voor de markt en sluit die ongeveer 2 weken vooraf. Dan heb je tijd om standplaatsen te bevestigen, deelnemersgegevens te controleren en de indeling af te ronden.
Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een lentemarkt?: Tel het verwachte aantal bezoekers en plan voor bekers en servies minimaal 10 tot 15 procent reserve. Voor koffie en gebak heb je naast herbruikbare bekers ook koffiekopjes, schotels, gebaksbordjes, lepels en serveertangen nodig.
Wanneer moet ik het slechtweerplan voor een lentemarkt communiceren?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de markt. Communiceer het slechtweerplan uiterlijk 2 dagen vooraf aan marktkramers en vrijwilligers, met eventuele wijzigingen in tenten, opbouw en bereikbaarheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.