Checklist pour organiser un marché de printemps

Un marché de printemps se prépare dans un ordre précis : choisir la date et le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants, puis organiser les stands et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 74 tâches et 61 équipements, des premières démarches jusqu’au rangement. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : alimentation électrique, plan de repli en cas de pluie, besoins alimentaires et informations détaillées pour chaque exposant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Inscrire les participants
2 personnes
Confirmer les emplacements de stand
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Afficher les affiches de quartier
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Réserver les stands et les tentes
Réserver l’alimentation électrique
Organiser la collecte des déchets
Vérifier les prévisions météo
Communiquer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Vérifier les données des participants
2 personnes
Concevoir la signalétique
Imprimer le programme
Informer les exposants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Préparer la décoration
2 personnes
Créer les panneaux de direction et de stationnement
Tester les machines à café
2 personnes

Événement

Remplir les glacières
2 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Fixer les tentures de stand
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Préparer l'argent liquide
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Soutenir les commerçants du marché
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
2 personnes
Encaisser les exposants
2 personnes
Sécuriser la caisse et les documents
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’éclairage
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Retirer les affiches
2 personnes
Rapporter les conteneurs à déchets
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables de standqté 20
Tables bistrotqté 10
Chaises pliantesqté 60
Draps de standqté 20
Couverturesqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Caisses à monnaieqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 4
Balances de cuisineqté 2
Carafes de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Fleurs en papierqté 40
Pots de fleursqté 20
Bouquets de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 30
Numéros de tableqté 20
Chemins de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions et réserver les tentes et les stands.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription : dimensions du stand, électricité, mobilier et contraintes alimentaires. Confirmez ensuite chaque emplacement par écrit au moins 7 jours avant le marché.
Préparez un plan avec les stands, les tables bistrot, les zones de circulation et les câbles. Les rallonges, multiprises et passe-câbles doivent être prévus avant l’installation, pas le matin même.
Calculez le catering à partir du nombre confirmé de participants, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement.
Communiquez la météo et le plan de repli 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez notamment les tentes, les couvertures, le ruban de balisage et un moyen clair de joindre les responsables avec des talkies-walkies.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de printemps ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants, les tentes et l’alimentation électrique sont les éléments qui prennent le plus souvent du temps.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le marché. Confirmez ensuite les emplacements, les horaires d’arrivée et les besoins techniques au moins 7 jours avant l’ouverture.
Quelle marge prévoir pour les quantités de catering ?: Calculez les portions sur la base du nombre de participants confirmé et prévoyez 10 à 15 % de marge. Faites le point définitif sur les besoins alimentaires 5 jours avant l’événement.
Quand vérifier la météo pour un marché de printemps ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une décision opérationnelle 48 heures avant. Envoyez alors le plan en cas de mauvais temps aux exposants et à l’équipe.

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