Lentemarkt organiseren: checklist en planning

Een lentemarkt organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij datum, locatie en toestemming. Daarna leg je kramen, stroom, verzekering en deelnemers vast voordat je promotie maakt. In de laatste weken draait het om aanmeldingen, leveringen, vrijwilligers en een duidelijke kraamindeling. Deze checklist helpt je de 76 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken zoals contant geld, prijskaartjes of plattegronden op de openingsdag ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktkramen reserveren
Stroompunten controleren
2 personen
Verzekering controleren
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotieposters verspreiden
3 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamhouders bevestigen
2 personen
Leveringen afspreken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
Kraamnummers maken
Menukaarten maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen
Kassabonnen voorbereiden
Contant geld bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ontvangen
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Marktkramen opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamnummers plaatsen
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders instrueren
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa inrichten
2 personen
Kassa afstorten voorbereiden
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
2 personen
Programma aankondigen
Kassa bemannen
2 personen
Informatie verstrekken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
Voorraad controleren
Contant geld veiligstellen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Marktkramen afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kleding en textiel wassen
Kassageld tellen
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Bedankbericht versturen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Papieren bloemenaantal 80
Bloemenvazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 12
Kraamdoekenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kraamnummersaantal 12
Prijshoudersaantal 40
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Portoplaadstationsaantal 2
Handmegafoon
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, locatie, vergunningen, verzekering en stroompunten uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Controleer ook hoeveel marktkramen, partytenten en tafels op de locatie passen.
Open het aanmeldformulier zodra de locatie rond is en geef kraamhouders een sluitingsdatum van bijvoorbeeld 3 weken voor de markt. Vraag meteen naar dieetwensen, benodigde ruimte en geplande leveringen.
Maak 1 duidelijke plattegrond met kraamnummers en looproutes. Druk die samen met pijlborden, prijskaartjes, menukaarten en vrijwilligersinstructies uiterlijk 2 dagen vooraf af.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok één aanspreekpunt aan. Geef hen vooraf schriftelijke instructies over ontvangst, kassa, opbouw en het aanvullen van herbruikbare bekers en servies.
Controleer de boodschappenlijst 3 dagen vooraf en bestel contant geld uiterlijk 1 werkdag voor opening. Test koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen vóór de opbouw, zodat ontbrekende stroom of aansluitingen nog op tijd opvallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentemarkt organiseren?: Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en verzekering. Reserveer daarna de marktkramen en benader kraamhouders; promotie kan meestal 4 tot 6 weken voor de markt starten.
Wanneer moet ik kraamhouders voor een lentemarkt bevestigen?: Verzamel aanmeldingen tot ongeveer 3 weken voor de markt en bevestig de deelnemers daarna binnen 3 werkdagen. Zo houd je nog minimaal 2 weken over voor de kraamindeling, kraamnummers en eventuele leveringsafspraken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lentemarkt?: Plan minimaal 1 aanspreekpunt voor de organisatie en per actief onderdeel 1 vrijwilliger per blok van 2 tot 3 uur. Tel extra hulp mee voor opbouw en afbouw, zodat de kassa of ontvangst niet onbeheerd blijft.
Wanneer moet ik de spullen voor een lentemarkt controleren?: Controleer meubilair, servies, decoratie en apparatuur 3 dagen vooraf aan de hand van de boodschappenlijst. Test koffiezetapparaten, waterkokers en koelboxen vóór de opbouw en leg printwerk, kraamnummers en prijskaartjes uiterlijk 2 dagen vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.