Checklist pour organiser un marché de printemps

Un marché de printemps demande plus qu’une date et quelques stands. Il faut réserver le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis coordonner les exposants, les inscriptions, les livraisons et les bénévoles. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’impression du plan, la préparation des prix et les courses. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour l’accueil, les stands, le service et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les stands du marché
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier l’assurance
Contacter les exposants
2 personnes
Établir la répartition des stands
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Planifier les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le plan
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Créer les numéros de stand
Créer les menus
2 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Préparer les tickets de caisse
Commander de l’argent liquide
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Réceptionner les produits frais
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Préparer le dépôt de caisse
Installer la table d’accueil
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
2 personnes
Annoncer le programme
Tenir la caisse
2 personnes
Fournir les informations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier les stocks
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Laver les vêtements et les textiles
Compter l’argent de la caisse
2 personnes
Transférer le montant du don
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafes d'eauqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Fleurs en papierqté 80
Vases à fleursqté 12
Fleurs artificiellesqté 40
Nappesqté 12
Draps de standqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Numéros des standsqté 12
Porte-prixqté 40
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Bornes de recharge pour téléphones portablesqté 2
Mégaphone à main
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations, l’assurance et les points d’alimentation. Ces vérifications doivent être faites avant de confirmer les stands ou les exposants.
Ouvrez les inscriptions dès que le formulaire est prêt et prévoyez un délai de relance d’au moins 7 jours avant la clôture. Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et leurs contraintes de livraison au même moment.
Préparez le plan des stands après avoir traité les inscriptions, puis imprimez-le en plusieurs exemplaires. Prévoyez aussi un numéro visible pour chaque stand et des panneaux indicateurs pour éviter les questions le matin de l’événement.
Répartissez les bénévoles au moins 3 jours avant le marché, avec des consignes imprimées pour chacun. Une personne doit notamment savoir où orienter les exposants, gérer les livraisons et répondre aux demandes liées à l’installation.
Faites les courses après avoir vérifié la liste complète du matériel et des consommables. Contrôlez notamment les gobelets, tasses, assiettes, couverts, carafes, plateaux, machines à café, bouilloires et glacières avant le montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de printemps ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, la réservation des stands et la confirmation des exposants doivent être réglées avant la communication finale.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirmez les exposants au moins 3 semaines avant le marché. Cela laisse le temps d’établir la répartition des stands, de planifier les livraisons et d’imprimer les numéros, les prix et le plan.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché de printemps ?: Prévoyez les stands, tentes, tables, chaises ou tabourets selon les besoins de chaque exposant. Ajoutez les nappes, draps de stand, porte-prix, panneaux en ardoise, numéros de stand et panneaux indicateurs.
Quand répartir les bénévoles pour un marché ?: Faites la répartition au moins 3 jours avant l’événement et transmettez les consignes imprimées avant le jour J. Gardez une personne disponible pour l’accueil, les imprévus et la coordination des livraisons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.