Checklist voor een goed georganiseerde ledenbijeenkomst

Een ledenbijeenkomst loopt vooral soepel als je de voorbereiding in de juiste volgorde doet. Leg eerst datum, locatie en programma vast en regel daarna catering en uitnodigingen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen ruim vóór de bijeenkomst, zodat je aantallen en catering kunt bevestigen. Op de dag zelf draait het om een duidelijke ontvangst, een getest programma en een logische indeling van registratie, koffie en buffet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst afdrukken
Cateringdetails bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Presentatie begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Buffet openen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek opruimen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Glazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Lepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10

Catering

Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Drankdispensersaantal 3
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 3
Ballonnenaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Sponsjesaantal 6

Tips

Plan de uitnodigingen niet pas nadat alle details rond zijn: stuur ze zodra datum, locatie en hoofdlijnen van het programma vaststaan. Houd daarna een aparte termijn aan voor het verzamelen van aanmeldingen en dieetwensen.
Bevestig het definitieve aantal deelnemers en de cateringdetails enkele dagen vóór de bijeenkomst. Controleer daarbij niet alleen het eten, maar ook borden, glazen, bestek, serveerschalen en serveertangen.
Richt de ontvangst in vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Zet de registratietafel, aanwezigheidslijst en naamkaartjes bij elkaar en brief het ontvangstteam over wie afmeldingen en late aanmeldingen verwerkt.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers op de locatie voordat de zaal wordt gevuld. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar en controleer of presentatoren hun bestanden kunnen openen.
Werk op de opbouwdag van groot naar klein: eerst tafels en stoelen, daarna buffet en koffiepunt, vervolgens techniek, materialen en versiering. Koel dranken op tijd en zet hapjes pas klaar wanneer ze geserveerd kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een ledenbijeenkomst organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de bijeenkomst, zodat je catering en naamkaartjes kunt afronden.
Wanneer moet ik de catering voor een ledenbijeenkomst bevestigen?: Bevestig de catering 3 tot 5 werkdagen vóór de bijeenkomst op basis van het actuele aantal aanmeldingen. Geef dan ook dieetwensen, serveertijd en eventuele wijzigingen in het programma door.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een ledenbijeenkomst?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw als je tafels, stoelen, registratie, buffet, koffiepunt en techniek moet klaarzetten. Plan daarnaast 30 minuten voor een technische test en een briefing van het ontvangstteam.
Wanneer moet ik de techniek testen voor een ledenbijeenkomst?: Test laptop, beamer, microfoon en luidsprekers uiterlijk 1 uur vóór de start, en liefst al tijdens de opbouw. Controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en de presentatiebestanden voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.