Checklist pour organiser une réunion des membres

Une réunion des membres se prépare en plusieurs temps : cadrer la date et le programme, gérer les inscriptions, puis installer la salle et l’accueil. Cette checklist réunit les 50 tâches et 36 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les badges, le refroidissement des boissons et le test du matériel avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Confirmer les détails du catering
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer la présentation
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Ouvrir le buffet
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Annoncer la clôture
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes au frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verresqté 70
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillèresqté 60
Louchesqté 10

Catering

Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 3
Ballonsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 6

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recevoir les inscriptions et identifier les besoins alimentaires.
Ne laissez pas les badges nominatifs et la liste de présence au dernier moment. Imprimez-les la veille, à partir des inscriptions confirmées, et installez une table d’inscription clairement visible.
Confirmez les détails du catering quelques jours avant la réunion : nombre de repas, régimes particuliers, heure de livraison et vaisselle nécessaire. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons avant l’accueil.
Testez les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée du groupe. Vérifiez chaque rallonge et multiprise dans la salle, pas seulement leur présence dans les cartons.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant le début : tables, chaises, buffet, point café, décoration et signalétique doivent être en place avant le briefing de l’équipe d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des membres ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion. Gardez ensuite au moins 7 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et confirmer les inscriptions.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une réunion des membres ?: Prévoyez environ 2 heures pour une installation complète, davantage si la salle doit être aménagée et si une présentation technique est prévue. Le test du vidéoprojecteur et du microphone doit être terminé au moins 30 minutes avant l’accueil.
Quand préparer les badges nominatifs et la liste de présence ?: Préparez-les la veille, après la confirmation des inscriptions. Gardez quelques badges vierges sur la table d’inscription pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier avec le catering avant la réunion ?: Confirmez le nombre de participants 3 à 5 jours avant, ainsi que les besoins alimentaires, l’heure de livraison et le matériel prévu. Vérifiez ensuite que les boissons sont refroidies et que les assiettes, verres, couverts, plateaux et pinces sont disponibles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.