Zo organiseer je een ledenbarbecue

Begin bij het aantal leden dat komt en werk daarna in vaste volgorde: aanmelden, inkopen, locatie klaarzetten en gasten ontvangen. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat aparte maaltijden niet tussen het gewone buffet verdwijnen. Controleer reserveringen en de weersverwachting voordat je tenten, tafels en stoelen opbouwt. Op de dag zelf loopt het soepel als barbecue, buffet, drankpunt en welkomsttafel elk een eigen plek hebben.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen registreren
3
Dieetwensen verzamelen
4
Aanmeldingen bevestigen
5
Weersverwachting controleren
6
Reserveringen bevestigen
7
Boodschappenlijst controleren
2 personen
8
Boodschappen doen
2 personen
9
Dranken koelen
2 personen
10
Vlees en salades controleren
2 personen
11
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
12
Locatie openen
2 personen
13
Terrein controleren
2 personen
14
Partytenten opbouwen
4 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Barbecue opstellen
2 personen
18
Buffet inrichten
3 personen
19
Drankpunt inrichten
2 personen
20
Servies klaarzetten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Muziek aansluiten
23
Barbecue aansteken
2 personen

Event

24
Welkomsttafel bemannen
2 personen
25
Gasten ontvangen
2 personen
26
Hapjes serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
2 personen
28
Salades bijvullen
2 personen
29
Barbecueën
3 personen
30
Barbecuegerechten serveren
3 personen
31
Dieetgerechten uitserveren
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Dessert serveren
2 personen
34
Afval tussentijds verwijderen

Nazorg

35
Barbecue veilig doven
2 personen
36
Meubilair opruimen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Versiering verwijderen
2 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Materialen inventariseren
2 personen
42
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Barbecuesaantal 2
Barbecue-tangenaantal 4
Barbecuekwastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 10

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Bluetoothspeakersaantal 2

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór de barbecue en registreer per persoon ook dieetwensen. Bevestig daarna wie komt, zodat je boodschappen en zitplaatsen niet op losse schattingen baseert.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor én op de ochtend zelf. Zet partytenten vroeg op en leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand over de kabels naar de barbecue of muziek struikelt.
Koel dranken ruim vóór ontvangst in koelboxen en richt één duidelijk drankpunt in. Zet daar herbruikbare bekers, afvalbakken en eventueel koffie- en theevoorzieningen bij elkaar, zodat de bar niet tegelijk als opslag dient.
Maak het buffet pas compleet nadat je vlees, salades en dieetmaaltijden hebt gecontroleerd. Zet dieetmaaltijden apart en herkenbaar neer; gebruik voor het opscheppen schoon serveerbestek om verwisseling te voorkomen.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein controleren, tenten plaatsen, tafels en stoelen opstellen, barbecue en buffet inrichten, daarna versiering en muziek aansluiten. Laat de barbecue op tijd aansteken en beman de welkomsttafel zodra de eerste leden kunnen aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ledenbarbecue organiseren?: Start ongeveer 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen en aanmeldingen. Vraag dieetwensen direct mee en sluit de registratie enkele dagen voor de barbecue, zodat je inkopen en aparte maaltijden kunt afronden.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een ledenbarbecue doen?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal vlees, salades en andere gekoelde producten zo laat mogelijk. Controleer op de dag zelf nogmaals de hoeveelheden en zet dieetmaaltijden apart voordat het buffet opengaat.
Hoeveel tijd heb je nodig om een ledenbarbecue op te bouwen?: Reken voor een team van meerdere organisatoren op ongeveer 2 tot 3 uur. Begin met terrein, tenten, tafels en stoelen; richt daarna barbecue, buffet, drankpunt, servies en muziek in.
Hoe voorkom ik problemen bij regen tijdens een ledenbarbecue?: Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten vóór de ontvangst op en houd barbecue, buffet, verlengkabels en looppaden zo veel mogelijk droog en vrij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.