Organiser un barbecue des membres sans rien oublier

Un barbecue des membres se prépare en plusieurs temps : d’abord les inscriptions et les besoins alimentaires, puis les réservations, les achats et l’installation. Le jour venu, l’accueil doit fonctionner pendant que le barbecue chauffe et que le buffet se met en place. Ce qui pose le plus souvent problème, ce sont les repas spéciaux oubliés, les boissons encore tièdes et les rallonges manquantes. En suivant un ordre précis, tu gardes une équipe disponible pour les invités dès leur arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Enregistrer les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les inscriptions
5
Vérifier les prévisions météo
6
Confirmer les réservations
7
Vérifier la liste des courses
2 personnes
8
Faire les courses
2 personnes
9
Refroidir les boissons
2 personnes
10
Vérifier les viandes et les salades
2 personnes
11
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
12
Ouvrir le lieu
2 personnes
13
Contrôler le site
2 personnes
14
Monter les tentes de réception
4 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Installer le barbecue
2 personnes
18
Installer le buffet
3 personnes
19
Installer le point boissons
2 personnes
20
Préparer la vaisselle
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Brancher la musique
23
Allumer le barbecue
2 personnes

Événement

24
Tenir la table d’accueil
2 personnes
25
Accueillir les invités
2 personnes
26
Servir des amuse-bouches
2 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
28
Réapprovisionner les salades
2 personnes
29
Faire un barbecue
3 personnes
30
Servir les plats de barbecue
3 personnes
31
Servir les plats diététiques
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Servir le dessert
2 personnes
34
Évacuer les déchets au fur et à mesure

Suivi

35
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
36
Ranger le mobilier
4 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Inventorier le matériel
2 personnes
42
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12

Cuisine

Barbecuesqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Pinceaux à barbecueqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 10

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Badges nominatifsqté 60
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Demande les inscriptions et les besoins alimentaires suffisamment tôt pour pouvoir confirmer les repas spéciaux avant les courses. Mets ces portions de côté dès la réception des achats, au lieu de les chercher au moment du service.
Vérifie la météo avant de confirmer l’installation des tentes. Prévois aussi un contrôle du site à l’ouverture : sol dégagé, tables stables, accès aux prises et emplacement sûr pour les barbecues.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des membres. Répartis-les dans les glacières et installe un point boissons séparé du buffet pour éviter les files devant les plats.
Installe les tables, les chaises, le buffet et la vaisselle avant d’allumer les barbecues. Garde les pinces, planches, couteau de chef et plateaux de service à portée de main, mais séparés des aliments prêts à manger.
Teste les rallonges, multiprises, machines à café et haut-parleurs avant l’accueil. Prépare la table d’accueil avec la liste des inscriptions afin qu’une personne puisse enregistrer les arrivées sans interrompre la cuisson.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue des membres ?: Envoie-les au moins 2 à 3 semaines avant le barbecue. Donne une date limite d’inscription située 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un barbecue des membres ?: Prévois environ 2 heures avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, contrôler le site, monter les tentes, installer les tables et préparer le buffet. Ajoute 30 minutes pour tester l’électricité, la musique et le point boissons.
Quand acheter et refroidir les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant si le stockage est possible, puis mets les boissons au frais au moins 4 heures avant le début. Les boissons qui doivent rester froides pendant le service doivent être réparties dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule.
Comment gérer les repas spéciaux pendant un barbecue ?: Identifie chaque repas spécial dès la fin des courses et conserve-le dans une boîte séparée, avec une indication claire. Remets-le à la personne chargée de l’accueil ou du buffet avant l’arrivée des membres, au plus tard 30 minutes avant le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.