Checklist voor een LARP-evenement organiseren
Een LARP-evenement vraagt naast een goed verhaal vooral om strakke voorbereiding. Reserveer eerst de locatie, bevestig de datum en bepaal hoeveel deelnemers je aankunt. Werk daarna de spelregels, verhaallijn, rollen en veiligheidsafspraken uit voordat je uitnodigingen verstuurt. In de laatste weken controleer je personages, kostuums, rekwisieten, decor en catering. Deze checklist helpt je de 74 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat praktische zaken op de speeldag blijven liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Evenementdatum bevestigen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Spelregels uitwerken
3 personen
Verhaallijn schrijven
3 personen
Rollen verdelen
3 personen
NPC-rollen beschrijven
2 personen
Spelgebied indelen
2 personen
Veiligheidsregels opstellen
2 personen
Gedragscode opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kostuuminformatie versturen
Personages registreren
2 personen
Personagekaarten maken
3 personen
Spelkaarten schrijven
3 personen
Rekwisieten verzamelen
3 personen
Kostuums controleren
2 personen
Decorstukken maken
4 personen
Naambadges maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kostuums klaarleggen
2 personen
Rekwisieten verpakken
2 personen
Voedsel gekoeld opslaan
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Spelzones markeren
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Rekwisieten plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Maaltijd voorbereiden
4 personen
Techniek testen
2 personen
Briefing voor spelleiding
5 personen
NPC's briefen
4 personen
Inschrijving openen
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Speluitleg geven
3 personen
Personages uitdelen
2 personen
Eerste spelscène begeleiden
5 personen
Spelzones bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Spelmaterialen uitgeven
2 personen
Pauze aankondigen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Allergenen zichtbaar maken
Tweede spelscène begeleiden
5 personen
Eindscène begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
Rekwisieten sorteren
3 personen
Decoratie afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Vloeren schoonmaken
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 3
- Opbergkrattenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 70
- Kommetjesaantal 70
- Messenaantal 70
- Vorkenaantal 70
- Lepelsaantal 70
- Drinkglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
- Schenkkanaantal 6
Keuken
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 10
- Soepkommenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplank voor allergenen
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Laptop
- Portofoonsaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtslingersaantal 6
- Zaklampenaantal 10
Decoratie
- Stoffen doekenaantal 12
- Vlaggenaantal 20
- Kunstmatige kaarsenaantal 30
- Houten kistenaantal 8
- Kunstplantenaantal 10
- Tafellopersaantal 8
Sportmateriaal
- Veilige foamzwaardenaantal 35
- Foamschildenaantal 20
- Foamknuppelsaantal 12
- Oefenbogenaantal 6
- Foampijlenaantal 40
- Markeerkegelsaantal 20
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Handvegersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Desinfecterende sprayaantal 3
- Afwasborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de deelnemerslimiet vast vóór je het aanmeldformulier en de uitnodigingen maakt. Zo weet je hoeveel personages, naambadges, stoelen en eetplaatsen je moet voorbereiden.
- Werk spelregels, veiligheidsregels en gedragscode uit voordat je rollen verdeelt. Deelnemers moeten deze informatie samen met de kostuuminformatie ontvangen, niet pas bij aankomst.
- Plan een aparte controle voor personages en rekwisieten ongeveer één week vooraf. Controleer dan personagekaarten, spelkaarten, kostuums en decorstukken; ontbrekende onderdelen zijn op de speeldag lastig te vervangen.
- Verzamel dieetwensen direct via het aanmeldformulier en verwerk ze uiterlijk enkele dagen voor het evenement in de boodschappenlijst. Zet koelboxen, warmhoudbakken en serveerschalen klaar voordat het spel begint.
- Maak het draaiboek en de deelnemerslijst in twee exemplaren en druk ze vooraf af. Leg daarnaast verlengsnoeren, stekkerdozen, laptop, microfoon en speakers op één vaste plek, zodat de briefing en techniek niet van losse spullen afhangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een LARP-evenement organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, datum, deelnemerslimiet en spelregels. Reserveer de laatste 2 weken voor aanmeldingen verwerken, personagekaarten, kostuums, rekwisieten en het draaiboek.
- Hoeveel deelnemers kan ik toelaten voor een LARP-evenement?
- Bepaal het maximum op basis van de speelruimte, het aantal rollen en je organisatieploeg. Leg de limiet vast voordat je uitnodigingen verstuurt en houd daarnaast ruimte voor ongeveer 5 tot 10 procent extra materiaal of vervangende rollen.
- Wanneer moet ik de rollen en personagekaarten maken?
- Maak de rolverdeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken voor het evenement. Verstuur personagekaarten en kostuuminformatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat deelnemers tijd hebben om zich voor te bereiden.
- Wat moet ik een week voor een LARP controleren?
- Controleer 7 dagen vooraf de deelnemerslijst, dieetwensen, kostuums, rekwisieten, decorstukken, spelkaarten en veiligheidsinformatie. Print het draaiboek en de deelnemerslijst daarna en leg alle apparatuur en cateringmaterialen per onderdeel klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!