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LARP-Event organisieren: Die vollständige Checkliste

Ein LARP-Event braucht mehr als Kostüme und eine gute Geschichte. Du musst Location, Teilnehmerzahl, Regeln, Rollen und Sicherheitsabläufe früh festlegen und am Veranstaltungstag viele kleine Dinge koordinieren. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Planung – von der Reservierung der Location bis zum Ausdruck von Figurenkarten, Spielkarten und Teilnehmerliste. So siehst du rechtzeitig, was noch fehlt und was am Spieltag griffbereit sein muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Veranstaltungsdatum bestätigen

  • Teilnehmerlimit festlegen

    2 Personen

  • Spielregeln ausarbeiten

    3 Personen

  • Handlung schreiben

    3 Personen

  • Rollen verteilen

    3 Personen

  • NPC-Rollen beschreiben

    2 Personen

  • Spielbereich einteilen

    2 Personen

  • Sicherheitsregeln erstellen

    2 Personen

  • Verhaltenskodex erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Kostüminformationen versenden

  • Personen registrieren

    2 Personen

  • Figurenkarten erstellen

    3 Personen

  • Spielkarten schreiben

    3 Personen

  • Requisiten sammeln

    3 Personen

  • Kostüme prüfen

    2 Personen

  • Dekorstücke herstellen

    4 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Requisiten verpacken

    2 Personen

  • Lebensmittel gekühlt lagern

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Spielzonen markieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Requisiten aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Mahlzeit vorbereiten

    4 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Briefing für die Spielleitung

    5 Personen

  • NPC's einweisen

    4 Personen

  • Anmeldung öffnen

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    3 Personen

  • Spielregeln erklären

    3 Personen

  • Figuren verteilen

    2 Personen

  • Erste Spielszene begleiten

    5 Personen

  • Spielbereiche betreuen

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Spielmaterialien ausgeben

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Allergene sichtbar kennzeichnen

  • Zweite Spielszene begleiten

    5 Personen

  • Schlussszene begleiten

    5 Personen

  • Preisverleihung durchführen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten sortieren

    3 Personen

  • Dekoration abbauen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Böden reinigen

    2 Personen

  • Küche reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 70
  • SchälchenAnz. 70
  • MesserAnz. 70
  • GabelnAnz. 70
  • LöffelAnz. 70
  • TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • KaraffeAnz. 6

Küche

  • ServierlöffelAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 10
  • SuppenschalenAnz. 6
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Schneidebrett für Allergene

Ausstattung

  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Laptop
  • FunkgeräteAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 10

Dekoration

  • StofftücherAnz. 12
  • FahnenAnz. 20
  • Künstliche KerzenAnz. 30
  • HolzkistenAnz. 8
  • KunstpflanzenAnz. 10
  • TischläuferAnz. 8

Sportmaterial

  • Sichere SchaumstoffschwerterAnz. 35
  • SchaumstoffschildeAnz. 20
  • SchaumstoffknüppelAnz. 12
  • ÜbungsbögenAnz. 6
  • SchaumpfeileAnz. 40
  • MarkierungskegelAnz. 20

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • HandfegerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • DesinfektionssprayAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Raumgröße und Toiletten, sondern auch Stromanschlüsse, Abstellflächen, Zugang für Lieferungen und die Erlaubnis für Dekoration.
  • Lege das Teilnehmerlimit fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane Rollen, NPCs und Spielbereich für diese Zahl; bei 30 Personen müssen beispielsweise Anmeldung, Namensschilder und Figurenkarten vollständig vorbereitet sein.
  • Verschicke Sicherheitsregeln, Verhaltenskodex und Kostüminformationen spätestens 3 Wochen vor dem Event. So bleibt Zeit, Rückfragen zu klären und Ernährungswünsche zu erfassen, statt sie am Einlass zu sammeln.
  • Bereite Spielmaterial und Requisiten mindestens 7 Tage vorher vor. Beschrifte Aufbewahrungsboxen nach Spielbereich und lege Drehbuch, Spielkarten, Teilnehmerliste und Namensschilder in eine eigene Registrierungsmappe.
  • Teste Technik und Stromversorgung am Vortag. Schließe Laptop, Mikrofon, Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschine und Wasserkocher an den vorgesehenen Anschlüssen an und lege Verlängerungskabel als Reserve bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein LARP-Event organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Datum und Teilnehmerlimit. Regeln, Handlung und Rollen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Event stehen, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig bearbeitet werden können.
Wie viele Teilnehmer kann ich bei einem LARP einplanen?
Das hängt von der Location und der Zahl der verfügbaren Rollen ab. Lege das Limit fest, bevor du Einladungen versendest, und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Absagen oder kurzfristige Änderungen ein.
Wann müssen Sicherheitsregeln und Verhaltenskodex verschickt werden?
Sende beides mindestens 3 Wochen vor dem LARP zusammen mit dem Anmeldeformular. Bitte die Teilnehmer, die Regeln vor der Anmeldung zu bestätigen, und reserviere am Einlass 5 Minuten für Rückfragen.
Was muss am Tag vor dem LARP vorbereitet werden?
Prüfe am Vortag Requisiten, Kostüme, Dekoration, Technik und Stromversorgung. Drucke außerdem Drehbuch, Teilnehmerliste, Figurenkarten, Spielkarten und Namensschilder aus und sortiere alles nach Ablauf oder Spielbereich.

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