Checklist pour organiser un événement LARP

Organiser un événement LARP demande de coordonner le lieu, les règles du jeu, les personnages et toute la logistique sur place. Commence par fixer la date, la capacité d’accueil et le scénario, puis avance vers les inscriptions et la préparation du matériel. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les costumes, les accessoires, les besoins alimentaires et les documents de jeu. Cette checklist de 74 tâches et 56 éléments t’aide à suivre l’ordre des préparatifs sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date de l'événement
Définir la limite de participants
2 personnes
Élaborer les règles du jeu
3 personnes
Rédiger le scénario
3 personnes
Répartir les rôles
3 personnes
Décrire les rôles des NPC
2 personnes
Répartir l'espace de jeu
2 personnes
Établir les règles de sécurité
2 personnes
Établir le code de conduite
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les costumes
Enregistrer les personnages
2 personnes
Créer des cartes de personnages
3 personnes
Rédiger les cartes de jeu
3 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Vérifier les costumes
2 personnes
Fabriquer les éléments de décor
4 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Balisage des zones de jeu
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les accessoires
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le repas
4 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefing pour l'équipe de jeu
5 personnes
Briefer les PNJ
4 personnes
Ouvrir les inscriptions
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les règles du jeu
3 personnes
Distribuer les personnages
2 personnes
Animer la première scène du jeu
5 personnes
Assurer le personnel des zones de jeu
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le dîner
4 personnes
Afficher les allergènes
Encadrer la deuxième scène de jeu
5 personnes
Encadrer la scène finale
5 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes

Suivi

Trier les accessoires
3 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les sols
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 3
Caisses de rangementqté 12
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 70
Petits bolsqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 40
Carafeqté 6

Cuisine

Louchesqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Bol à soupeqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planche à découper pour allergènes

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Talkies-walkiesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 10

Décoration

Chiffons en tissuqté 12
Drapeauxqté 20
Bougies artificiellesqté 30
Caisses en boisqté 8
Plantes artificiellesqté 10
Chemins de tableqté 8

Matériel de sport

Épées en mousse sécuriséesqté 35
Boucliers en mousseqté 20
Battes en mousseqté 12
Arcs d’entraînementqté 6
Flèches en mousseqté 40
Cônes de signalisationqté 20

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balais à mainqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Spray désinfectantqté 3
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions et confirme la date par écrit. Vérifie aussi les horaires d’accès, de montage et de rangement : une heure supplémentaire peut être nécessaire avant et après le jeu.
Fixe une limite de participants avant de rédiger le formulaire d’inscription. Prévois une liste d’attente dès que le nombre de places atteint environ 90 % de la capacité prévue.
Termine les règles de sécurité et le code de conduite avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent les recevoir au moins 2 semaines avant l’événement, avec les informations sur les costumes et le déroulement.
Enregistre les personnages et prépare les cartes de jeu au plus tard 7 jours avant le LARP. Garde une version imprimée de la liste des participants et du déroulé pour pouvoir continuer même si l’ordinateur ou le réseau ne fonctionne pas.
Fais une vérification complète du matériel 2 à 3 jours avant l’événement. Contrôle notamment les accessoires, les costumes, les badges, les rallonges, les multiprises, les haut-parleurs, le microphone et le matériel de service des repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un événement LARP ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines pour un LARP avec scénario, personnages, costumes et accessoires. Un événement plus simple peut être préparé en 4 à 6 semaines, mais laisse au moins 2 semaines pour les inscriptions et les dernières vérifications.
Quand envoyer les invitations pour un LARP ?: Envoie-les dès que le lieu, la date, la capacité et les règles principales sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin d’avoir les réponses au moins 10 jours avant.
Quand préparer les personnages et les cartes de jeu ?: Commence la répartition des rôles environ 3 semaines avant le LARP, lorsque les inscriptions sont suffisamment stables. Envoie ou remets les cartes de personnage au plus tard 7 jours avant, puis garde quelques exemplaires de secours sur place.
Que vérifier la veille d’un événement LARP ?: La veille, contrôle la liste des participants, les badges, les costumes, les accessoires, les documents imprimés et le matériel audio. Vérifie aussi les boissons, le service des repas, les glacières et les branchements électriques, puis prépare les caisses par zone de jeu.

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