Checklist para organizar un evento de LARP

Un evento de LARP necesita más que una historia y disfraces: hay que coordinar participantes, personajes, zonas de juego, seguridad y material. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y limitar las plazas; después desarrolla las reglas y la trama antes de abrir las inscripciones. En las semanas previas tendrás que registrar personajes, preparar cartas y atrezo, y confirmar las necesidades dietéticas. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que normalmente conviene hacerlo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar la fecha del evento
Definir el límite de participantes
2 personas
Desarrollar las reglas del juego
3 personas
Escribir la trama
3 personas
Repartir los roles
3 personas
Describir los roles de NPC
2 personas
Distribuir la zona de juego
2 personas
Redactar normas de seguridad
2 personas
Redactar el código de conducta
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información sobre el vestuario
Registrar a los personajes
2 personas
Crear tarjetas de personajes
3 personas
Escribir cartas del juego
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Comprobar los disfraces
2 personas
Fabricar piezas de decoración
4 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Empaquetar utilería
2 personas
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Marcar las zonas de juego
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los accesorios
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la comida
4 personas
Probar la técnica
2 personas
Reunión informativa para la organización del juego
5 personas
Informar a los NPC
4 personas
Abrir la inscripción
2 personas
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
Dar explicaciones del juego
3 personas
Repartir los personajes
2 personas
Guiar la primera escena del juego
5 personas
Atender las zonas de juego
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Servir aperitivos
2 personas
Entregar el material de juego
2 personas
Anunciar el descanso
Servir la cena
4 personas
Mostrar los alérgenos de forma visible
Guiar la segunda escena del juego
5 personas
Coordinar la escena final
5 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger la basura
3 personas

Seguimiento

Clasificar los accesorios
3 personas
Desmontar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los suelos
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar mensaje a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Cajas de almacenamientocant. 12
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 70
Cuencoscant. 70
Cuchilloscant. 70
Tenedorescant. 70
Cucharascant. 70
Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 40
Jarracant. 6

Cocina

Cucharonescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 10
Tazones para sopacant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tabla de cortar para alérgenos

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Portátil
Walkie-talkiescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 10

Decoración

Paños de telacant. 12
Banderascant. 20
Velas artificialescant. 30
Cajas de maderacant. 8
Plantas artificialescant. 10
Manteles runnerscant. 8

Material deportivo

Espadas de espuma segurascant. 35
Escudos de espumacant. 20
Bastones de espumacant. 12
Arcos de prácticacant. 6
Flechas de espumacant. 40
Conos de señalizacióncant. 20

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Escobas de manocant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Spray desinfectantecant. 3
Cepillos para fregarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar, la fecha y el límite de participantes. Sin esos tres datos no puedes abrir el formulario de inscripción ni repartir los roles con seguridad.
Define las reglas, la trama y las normas de seguridad antes de enviar invitaciones. Los participantes necesitan saber qué pueden hacer, qué deben evitar y qué vestuario llevar.
No dejes los personajes para la última semana: registra las preferencias, prepara las tarjetas y describe los roles de NPC con varios días de margen para corregir cambios.
Revisa el espacio por zonas y marca dónde se juega, dónde se dejan los disfraces y dónde se colocan mesas, sillas, percheros y cajas de almacenamiento. Así reduces interrupciones durante la partida.
Haz una comprobación final 24 horas antes: lista de participantes, plan de trabajo, cartas, identificaciones, decoración, disfraces, comida, bebidas, cables, regletas, altavoces y micrófono.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de LARP?: Empieza al menos 6-8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma la fecha al principio; deja las últimas 1-2 semanas para personajes, atrezo, disfraces, compras y comprobaciones.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para un LARP?: Abre el formulario cuando estén definidos el límite de participantes, las reglas básicas, la trama inicial y la información de vestuario. Lo habitual es hacerlo 4-6 semanas antes del evento.
¿Cuándo hay que repartir los personajes de un evento de LARP?: Reparte los roles cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y, como mínimo, 7-10 días antes. Así puedes corregir conflictos, preparar tarjetas y explicar los roles de NPC.
¿Qué hay que revisar el día antes de un LARP?: Dedica una revisión de 60-90 minutos a comprobar participantes, tarjetas, cartas, decoración, disfraces, comida, vajilla y equipos. Prueba también el portátil, los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas.

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