Landartfestival organiseren: checklist en planning
Een landartfestival vraagt om meer dan kunstenaars en een mooie buitenlocatie. Je moet het terrein, programma, bezoekersroute, workshops en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, terrein en vergunningen; werk daarna via kunstenaars, deelnemers en promotie naar de uitvoering toe. Deze checklist helpt je vooral met onderdelen die vaak te laat worden geregeld, zoals stroom, bewegwijzering, toiletvoorzieningen, afvalinzameling en een plan voor slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Festivaldatum vastleggen
2 personen
Festivalterrein bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Kunstenaars benaderen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Afvalinzameling regelen
Toiletvoorzieningen controleren
Stroompunten inventariseren
2 personen
Plattegrond tekenen
2 personen
Kunstlocaties indelen
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Borden en bewegwijzering ontwerpen
2 personen
Programma laten drukken
Materialen voor workshops tellen
2 personen
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
Weersverwachting volgen
Weersplan bevestigen
2 personen
Voorraad boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Kunstmaterialen klaarzetten
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Terrein controleren
3 personen
Kunstwerken veilig transporteren
4 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Kunstwerken uitladen
4 personen
Kunstwerken installeren
6 personen
Workshops inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Kunstenaars ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Kunstenaars ondersteunen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Werktafels schoonhouden
2 personen
Bezoekersroute vrijhouden
2 personen
Verlichting inschakelen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Kunstwerken beveiligen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Verlichting uitschakelen
2 personen
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Werktafels schoonmaken
3 personen
Kunstmaterialen sorteren
3 personen
Kunstwerken afbreken
5 personen
Kunstwerken veilig opslaan
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Restmaterialen opbergen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 12
- Werkbankenaantal 8
- Opbergkastenaantal 4
- Afzethekkenaantal 20
Apparatuur
- Accuschroefmachinesaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Acculadersaantal 6
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Geluidsmixer
- Projector
- Projectiescherm
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 10
- Oplaadbare lampenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Kunststof doekenaantal 10
- Tafelkledenaantal 12
- Krijtbordenaantal 8
- Bloempottenaantal 20
- Bamboestokkenaantal 40
- Touwrollenaantal 6
- Kleefhakenaantal 40
Kunstmateriaal
- Knutselmessenaantal 12
- Scharenaantal 20
- Kwastenaantal 40
- Verfbakjesaantal 20
- Acrylverfsetsaantal 12
- Natuurlijke pigmentenaantal 8
- Kleiaantal 25
- Kartonvellenaantal 100
- Canvasdoekenaantal 40
- Houten lattenaantal 40
- Bamboestokken kleinaantal 100
- Wolrollenaantal 30
- Katoenen touwaantal 10
- Biologisch afbreekbare lijmaantal 12
- Papieren tapeaantal 20
- Permanentmarkersaantal 30
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare koffiebekersaantal 80
- Bordenaantal 120
- Soepkommenaantal 80
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilsetsaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 4
Veiligheid
- Brandblussersaantal 4
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
Communicatie
- Portofoonsaantal 8
- Naamkaartjesaantal 40
- Polsbandjesaantal 250
- Programmaboekjesaantal 300
- Plattegrondenaantal 300
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf de festivaldatum, het terrein en de vergunningseisen vast. Controleer tegelijk de verzekering en vraag na welke activiteiten of bouwwerken extra toestemming vereisen.
- Maak minimaal 3 weken vooraf één plattegrond met kunstlocaties, workshopruimtes, catering, toiletten, stroompunten en bezoekersroute. Zo zie je meteen waar verlengkabels, afzethekken en bewegwijzering nodig zijn.
- Tel workshopmaterialen per geregistreerde deelnemer en voeg 10 procent reserve toe. Controleer niet alleen de materialen zelf, maar ook werkbanken, klaptafels, opbergkasten en acculaders.
- Plan techniek en verlichting als aparte controle: test draagbare speakers, microfoons, geluidsmixer en projector minstens 1 dag vooraf. Neem voor avondonderdelen led-bouwlampen, oplaadbare lampen en reservebatterijen mee.
- Volg vanaf 7 dagen vooraf dagelijks de weersverwachting en bevestig uiterlijk 48 uur vooraf het weersplan. Bepaal waar partytenten komen, welke activiteiten naar binnen kunnen en hoe je bezoekers en kunstwerken beschermt.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een landartfestival organiseren?
- Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, terrein, vergunningen en verzekering. Benader kunstenaars en reserveer catering bij voorkeur 8 tot 12 weken voor het festival.
- Wanneer moet ik de plattegrond van een landartfestival maken?
- Maak een eerste plattegrond 4 tot 6 weken vooraf, zodra kunstlocaties en workshopruimtes bekend zijn. Werk deze uiterlijk 1 week vooraf bij met stroompunten, toiletten, catering en de bezoekersroute.
- Hoeveel workshopmateriaal moet ik regelen voor een landartfestival?
- Tel per aangemelde deelnemer één complete set en bestel ongeveer 10 procent extra. Voor 30 deelnemers regel je dus materiaal voor circa 33 personen, plus gereedschap dat meerdere deelnemers kunnen delen.
- Wanneer moet ik een weersplan voor een landartfestival bevestigen?
- Volg het weer vanaf 7 dagen vooraf en neem uiterlijk 48 uur voor de start een besluit. Leg vast welke workshops verplaatsen, waar partytenten komen en wie bezoekers, kunstenaars en materialen informeert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!