Zo organiseer je een landartfestival

Begin met het terrein en de datum: samen bepalen die hoeveel kunstlocaties, workshopruimtes, stroompunten en bezoekers je aankunt. Werk daarna het programma uit, benader kunstenaars en leg vergunningen, verzekering en registratie vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Teken vervolgens een plattegrond met bezoekersroute, kunstlocaties, toiletten, catering en afvalpunten. In de laatste weken controleer je materialen, techniek, bewegwijzering en de weersverwachting. Een landartfestival loopt vooral vast wanneer buitenlocaties, stroom en een alternatief bij slecht weer te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
2
Festivalterrein bevestigen
2 personen
3
Programma samenstellen
3 personen
4
Kunstenaars benaderen
2 personen
5
Deelnemers registreren
2 personen
6
Vergunningen controleren
2 personen
7
Verzekering controleren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Sociale promotie plaatsen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
2 personen
13
Afvalinzameling regelen
14
Toiletvoorzieningen controleren
15
Stroompunten inventariseren
2 personen
16
Plattegrond tekenen
2 personen
17
Kunstlocaties indelen
2 personen
18
Workshopruimtes indelen
2 personen
19
Borden en bewegwijzering ontwerpen
2 personen
20
Programma laten drukken
21
Materialen voor workshops tellen
2 personen
22
Kunstenaarsinformatie verzamelen
2 personen
23
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
24
Weersverwachting volgen
25
Weersplan bevestigen
2 personen
26
Voorraad boodschappen controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Kunstmaterialen klaarzetten
3 personen
29
Catering voorbereiden
4 personen
30
Terrein controleren
3 personen
31
Kunstwerken veilig transporteren
4 personen
32
Leveringen ontvangen
3 personen
33
Terrein afzetten
3 personen
34
Tenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Kunstwerken uitladen
4 personen
37
Kunstwerken installeren
6 personen
38
Workshops inrichten
4 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
41
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
42
Verlichting testen
2 personen
43
Bar inrichten
3 personen
44
Buffet opbouwen
4 personen
45
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
46
Dranken koud zetten
2 personen
47
Servies klaarzetten
2 personen
48
Registratietafel inrichten
2 personen
49
Vrijwilligers instrueren
3 personen
50
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

51
Kunstenaars ontvangen
3 personen
52
Bezoekers verwelkomen
4 personen
53
Bezoekers registreren
2 personen
54
Openingswoord verzorgen
2 personen
55
Rondleidingen begeleiden
3 personen
56
Workshops begeleiden
6 personen
57
Kunstenaars ondersteunen
3 personen
58
Buffet aanvullen
3 personen
59
Dranken serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Koffie en thee bijvullen
2 personen
62
Afvalbakken legen
2 personen
63
Werktafels schoonhouden
2 personen
64
Bezoekersroute vrijhouden
2 personen
65
Verlichting inschakelen
66
Avondprogramma begeleiden
3 personen
67
Laatste bezoekers informeren
2 personen
68
Kunstwerken beveiligen
3 personen
69
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

70
Verlichting uitschakelen
2 personen
71
Kassa en registratie afsluiten
2 personen
72
Eten en drinken opruimen
3 personen
73
Servies verzamelen
3 personen
74
Afval verzamelen
4 personen
75
Werktafels schoonmaken
3 personen
76
Kunstmaterialen sorteren
3 personen
77
Kunstwerken afbreken
5 personen
78
Kunstwerken veilig opslaan
4 personen
79
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
80
Tenten afbreken
4 personen
81
Terrein schoonmaken
5 personen
82
Servies afwassen
3 personen
83
Apparatuur uitschakelen
2 personen
84
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
85
Materialen inventariseren
2 personen
86
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
87
Restmaterialen opbergen
2 personen
88
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Werkbankenaantal 8
Opbergkastenaantal 4
Afzethekkenaantal 20

Apparatuur

Accuschroefmachinesaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Acculadersaantal 6
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Geluidsmixer
Projector
Projectiescherm

Verlichting

Led-bouwlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Oplaadbare lampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Kunststof doekenaantal 10
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Bloempottenaantal 20
Bamboestokkenaantal 40
Touwrollenaantal 6
Kleefhakenaantal 40

Kunstmateriaal

Knutselmessenaantal 12
Scharenaantal 20
Kwastenaantal 40
Verfbakjesaantal 20
Acrylverfsetsaantal 12
Natuurlijke pigmentenaantal 8
Kleiaantal 25
Kartonvellenaantal 100
Canvasdoekenaantal 40
Houten lattenaantal 40
Bamboestokken kleinaantal 100
Wolrollenaantal 30
Katoenen touwaantal 10
Biologisch afbreekbare lijmaantal 12
Papieren tapeaantal 20
Permanentmarkersaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare koffiebekersaantal 80
Bordenaantal 120
Soepkommenaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 250
Programmaboekjesaantal 300
Plattegrondenaantal 300
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Pijlbordenaantal 20

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak na bevestiging van het terrein meteen een plattegrond met kunstlocaties, workshopruimtes, toiletten, catering en afvalpunten. Loop de bezoekersroute één keer fysiek na en noteer waar afzethekken, borden en verlichting nodig zijn.
Leg het programma vast voordat je promotie start. Verzamel per kunstenaar de naam, activiteit, benodigde ruimte, materialen en eventuele stroombehoefte, zodat je geen workshopruimte of werkbank dubbel plant.
Tel workshopmaterialen per sessie en voeg een kleine reserve toe. Controleer ook opbergkasten, tafels en werkbanken; losse materialen die pas op de festivaldag worden geteld zorgen snel voor tekorten.
Maak een technisch overzicht per locatie: hoeveel verlengkabels, stekkerdozen, draagbare speakers of microfoons zijn nodig en waar kunnen bezoekers niet over kabels lopen? Test geluidsmixer, projector en projectiescherm vooraf op de werkelijke afstand.
Volg vanaf de laatste week dagelijks de weersverwachting en bevestig uiterlijk enkele dagen vooraf het weersplan. Bepaal vooraf welke activiteiten onder partytenten kunnen, waar kunststof doeken en materialen droog blijven en wanneer je een programmaonderdeel verplaatst of afgelast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een landartfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, terrein, programma en kunstenaars. Regel vergunningen, verzekering en catering zodra de opzet duidelijk is; plan de laatste controle van materiaal en techniek in de laatste 7 dagen.
Hoe maak je een goede route voor bezoekers op een landartfestival?: Teken één duidelijke lus langs alle kunstlocaties en workshopruimtes en reken gemiddeld 5 tot 10 minuten looptijd tussen onderdelen. Zet bij elke kruising een bord en controleer de route minimaal 2 weken vooraf met iemand die het terrein niet kent.
Wanneer regel je vergunningen voor een landartfestival?: Controleer de vergunningen direct nadat terrein en datum zijn bevestigd, bij voorkeur 6 maanden vooraf. Houd rekening met extra tijd voor tijdelijke tenten, geluid, bezoekersstromen en gebruik van openbare of natuurgebieden.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een landartfestival?: Maak uiterlijk 7 dagen vooraf een besluitplan met een alternatief per buitenactiviteit. Reserveer partytenten en bepaal wanneer je materialen verplaatst, deelnemers informeert of onderdelen minstens 24 uur vooraf annuleert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.