Checklist para organizar un festival de arte terrestre

Organizar un festival de arte terrestre exige coordinar artistas, talleres, visitantes y espacios al aire libre sin perder de vista los permisos ni el tiempo. Esta checklist reúne las gestiones en el orden habitual: fecha y recinto, programa, participantes, instalaciones y montaje. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los puntos de corriente, la ruta de visitantes y el plan alternativo por lluvia. El plan completo incluye 88 tareas y 79 materiales para trabajar con una lista única.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Confirmar el recinto del festival
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contactar con artistas
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Comprobar el seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en redes sociales
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
2 personas
Organizar la recogida de residuos
Comprobar las instalaciones de aseo
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Dibujar el plano
2 personas
Distribuir los espacios artísticos
2 personas
Distribuir las salas del taller
2 personas
Diseñar carteles y señalización
2 personas
Imprimir el programa
Contar los materiales para los talleres
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Confirmar el plan meteorológico
2 personas
Comprobar el stock de comestibles
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar los materiales de arte
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Transportar las obras de arte de forma segura
4 personas
Recibir entregas
3 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Descargar las obras de arte
4 personas
Instalar obras de arte
6 personas
Montar los talleres
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Guiar visitas
3 personas
Guiar talleres
6 personas
Apoyar a los artistas
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpias las mesas de trabajo
2 personas
Mantener libre la ruta de visitantes
2 personas
Encender la iluminación
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Proteger las obras de arte
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Apagar la iluminación
2 personas
Cerrar caja e inscripción
2 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar las mesas de trabajo
3 personas
Clasificar los materiales de arte
3 personas
Desmontar las obras de arte
5 personas
Guardar las obras de arte de forma segura
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el equipo de sonido
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Entregar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Taburetes de barcant. 12
Mesas de trabajocant. 8
Armarios de almacenamientocant. 4
Vallas de separacióncant. 20

Equipo

Taladros atornilladores inalámbricoscant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cargadores de bateríacant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Proyector
Pantalla de proyección

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas recargablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 12
Lonas de plásticocant. 10
Mantelescant. 12
Pizarrascant. 8
Macetascant. 20
Bastones de bambúcant. 40
Rollos de cuerdacant. 6
Ganchos adhesivoscant. 40

Material de arte

Cuchillos de manualidadescant. 12
Tijerascant. 20
Pincelescant. 40
Bandejas de pinturacant. 20
Sets de pintura acrílicacant. 12
Pigmentos naturalescant. 8
Arcillacant. 25
Hojas de cartóncant. 100
Lienzoscant. 40
Listones de maderacant. 40
Bastones de bambú pequeñoscant. 100
Rollos de lanacant. 30
Cuerda de algodóncant. 10
Pegamento biodegradablecant. 12
Cinta de papelcant. 20
Rotuladores permanentescant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de café reutilizablescant. 80
Platoscant. 120
Tazones para sopacant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4

Seguridad

Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 250
Programascant. 300
Planoscant. 300
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8
Carteles direccionalescant. 20

Compras

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de contactar con artistas: deja al menos 8 semanas para confirmar disponibilidad, permisos, seguro y necesidades técnicas.
Publica el programa y abre las inscripciones cuando tengas definidos los talleres, los espacios y los materiales. Reserva un margen de 10 a 14 días para recoger preferencias dietéticas y ajustar el catering.
Dibuja el plano antes del montaje: marca la ruta de visitantes, las zonas artísticas, las salas de taller, los aseos y los puntos de corriente. Así sabrás dónde hacen falta alargadores, regletas, iluminación y vallas.
Confirma con cada artista su información, horario y necesidades técnicas al menos 7 días antes. Comprueba especialmente micrófonos, altavoces, proyector, pantalla y mesa de mezclas antes de abrir el recinto.
No dejes el tiempo para el último día: revisa la previsión 72 horas antes y confirma entonces el plan meteorológico. Incluye una decisión concreta sobre carpas, lonas, iluminación y traslado o protección de los talleres.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival de arte terrestre?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite confirmar el recinto, permisos, seguro, artistas, programa, catering y materiales sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones del festival?: Ábrelas cuando el programa y los talleres estén suficientemente cerrados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Mantén las inscripciones abiertas al menos 10 días para registrar participantes y preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que comprobar el plan meteorológico?: Haz una primera revisión 7 días antes y una confirmación definitiva 72 horas antes. Para un festival al aire libre, el plan debe indicar qué actividades se protegen con carpas o lonas y qué espacios se reorganizan si llueve.
¿Qué se debe revisar el día antes del festival?: El día anterior comprueba el plano, la señalización, los aseos, los puntos de corriente, los materiales de talleres y la información de los artistas. Reserva entre 2 y 3 horas para una revisión final del recinto y del equipo técnico.

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