Lampionoptocht organiseren: complete checklist

Een lampionoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampions uitdelen. Leg eerst datum, route, start- en eindlocatie vast en regel daarna meldingen, vrijwilligers en verkeersbegeleiding. In de laatste week controleer je de route opnieuw, test je alle verlichting en sorteer je routekaarten, polsbandjes en naamstickers. Deze checklist helpt je de 70 taken in de juiste volgorde af te werken, van de eerste routekeuze tot het vervoer van materialen op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Start- en eindlocatie bevestigen
2 personen
Route vooraf controleren
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
Startbriefing schrijven
Plattegrond en routekaart maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
3 personen
Lampions en stokken tellen
2 personen
Batterijen en verlichting testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Polsbandjes en routekaarten sorteren
2 personen
Naamstickers voorbereiden
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Mobiele telefoons opladen
2 personen

Event

Startlocatie vrijmaken
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Afzetlint langs route plaatsen
4 personen
Verkeershesjes verdelen
2 personen
Lampionuitgiftepunt inrichten
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Lampions uitdelen
3 personen
Lampions veilig bevestigen
3 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Voorhoede naar startpositie sturen
2 personen
Achterhoede naar positie sturen
2 personen
Optocht begeleiden
10 personen
Kruisingen beveiligen
6 personen
Achterblijvers begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Warme dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Lampionnen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Afzetlint verwijderen
4 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Staantafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Lampionsaantal 180
Lampionstokkenaantal 180
Reserve-lampionhoudersaantal 20
Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 100
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Apparatuur

Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2
Meetlintenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Telefoonladersaantal 6
Paraplu'saantal 6
Regencapesaantal 20

Veiligheid

Verkeershesjesaantal 12
Pionnenaantal 24
Afzethekkenaantal 8
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Informatie

Routekaartenaantal 200
Routepijlenaantal 30
Programmapostersaantal 12
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare mokkenaantal 100
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Isolerende handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Afwasteilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, datum en start- en eindlocatie uiterlijk enkele weken vooraf vast. Controleer de route daarna nog twee keer: eenmaal vooraf en opnieuw vlak voor de optocht, zodat werkzaamheden, slechte verlichting of afgesloten doorgangen je niet verrassen.
Wijs per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger aan. Zorg naast begeleiding van de groep voor verkeersbegeleiders, iemand bij de start en iemand die achteraan loopt met portofoon en zaklamp.
Test alle lampions, led-lichtsnoeren en led-lantaarns vóór de optocht. Leg reservebatterijen, powerbanks en reserve-lampionhouders apart klaar; één kapotte batterij is anders genoeg om een kind zonder verlichting te laten lopen.
Maak de startbriefing kort en praktisch: meld de route, verzamelpunten, contactpersonen en wat te doen bij uitval. Zet dezelfde informatie op de routekaart en houd een actuele deelnemerslijst bij.
Regel catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Bewaar gekoelde producten apart en breng tafels, tenten, verlichting, geluidsapparatuur en kleine hulpmiddelen zoals ducttape, tie-wraps en scharen tijdig naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen of meldingen. Open daarna de aanmeldingen, zodat je uiterlijk in de laatste week aantallen, dieetwensen en vrijwilligersindeling kunt afronden.
Heb ik een vergunning nodig voor een lampionoptocht?: Dat hangt af van de gemeente, route en omvang van de tocht. Controleer dit minimaal 6 weken vooraf bij de gemeente en vraag meteen na welke melding, verkeersmaatregelen en veiligheidsafspraken nodig zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een lampionoptocht?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de lengte van de route, maar plan minimaal één coördinator, één vrijwilliger bij de start, één achterloper en voldoende verkeersbegeleiders. Maak de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf.
Wat moet ik meenemen bij een lampionoptocht?: Neem naast lampions en lampionstokken ook reservebatterijen, reserve-lampionhouders, zaklampen, portofoons, een luidspreker met microfoon, routekaarten, klemborden, pennen, ducttape, tie-wraps en paraplu's mee. Test verlichting en apparatuur uiterlijk op de dag vóór de tocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.