Lampionumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Lampionumzug braucht mehr Vorbereitung als nur Lampions und Stäbe. Lege zuerst Datum, Route und Start- sowie Endlocation fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Danach folgen Genehmigungen, Anmeldungen, Verkehrshelfer, Beleuchtung und Catering. Plane außerdem einen kurzen Ablauf für das Startbriefing und prüfe die Strecke kurz vor dem Termin noch einmal – besonders bei Dunkelheit und wechselhaftem Wetter.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Datum festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Start- und Endlocation bestätigen
2 Personen
Route im Voraus prüfen
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Startbriefing schreiben
Lageplan und Streckenkarte erstellen
2 Personen
Teilnehmerliste aktualisieren
Wettervorhersage prüfen
Route erneut prüfen
3 Personen
Lampions und Stäbe zählen
2 Personen
Batterien und Beleuchtung testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Catering gekühlt lagern
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Armbänder und Karten mit der Route sortieren
2 Personen
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Material prüfen
Handys aufladen
2 Personen

Event

Startort freimachen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Absperrband entlang der Route anbringen
4 Personen
Warnwesten verteilen
2 Personen
Ausgabestelle für Lampions einrichten
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Lampions verteilen
3 Personen
Lampions sicher befestigen
3 Personen
Route und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Vorhut zur Startposition schicken
2 Personen
Abwehrspieler in Position bringen
2 Personen
Umzug begleiten
10 Personen
Kreuzungen absichern
6 Personen
Zurückbleibende betreuen
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Laternen kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Absperrband entfernen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Fotos und Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

LaternenAnz. 180
LaternenstäbeAnz. 180
Ersatz-LampionhalterAnz. 20
WimpelketteAnz. 6
BallonsAnz. 100
SeilAnz. 100
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Ausstattung

Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
SchereAnz. 4
TackerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
TelefonladegeräteAnz. 6
RegenschirmeAnz. 6
RegencapesAnz. 20

Sicherheit

WarnwestenAnz. 12
KegelAnz. 24
AbsperrgitterAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Informationen

RoutenpläneAnz. 200
WegweiserAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 200
ArmbänderAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Isolierende HandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
SpülwannenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, bevor du die Einladungen verschickst. Für Route, Start- und Endlocation sollten mindestens mehrere Wochen Vorlauf eingeplant werden.
Teile die Helfer nicht erst am Veranstaltungstag ein. Lege Verkehrshelfer, Empfang, Catering und den Streckenabschluss in einem Einsatzplan fest und gib allen beim Start ein kurzes Briefing.
Zähle Laternen, Laternenstäbe und Ersatzhalter vor dem Transport und teste Batterien sowie LED-Beleuchtung spätestens am Vortag. Ersatzbatterien und Taschenlampen gehören in die Ausrüstung für die Strecke.
Prüfe die Route zweimal: einmal bei der Vorbereitung und ein weiteres Mal kurz vor dem Umzug. Achte dabei auf Baustellen, schlecht beleuchtete Abschnitte und Stellen, an denen die Gruppe leicht auseinandergezogen wird.
Bereite Teilnehmerliste, Armbänder, Routenkarten und Namensaufkleber vor dem Aufbau vor. Gekühltes Catering sollte erst möglichst spät aus der Kühlung genommen und mit den übrigen Materialien zur Location gebracht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lampionumzug anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Termin. Sobald Route, Datum und Start- sowie Endlocation feststehen, kannst du die zuständigen Stellen ansprechen und anschließend die Einladungen verschicken.
Wie viele Helfer braucht man für einen Lampionumzug?: Die benötigte Zahl hängt von der Gruppengröße und der Route ab. Plane mindestens eigene Verantwortliche für Start, Ende, Catering und Verkehrshelfer ein und teile die Aufgaben spätestens einige Tage vor dem Umzug schriftlich zu.
Wann sollte man die Lampions und Batterien prüfen?: Zähle Lampions und Stäbe vor dem Transport und teste jede Beleuchtung spätestens am Vortag. Lege Ersatzbatterien, Taschenlampen und zusätzliche Lampionhalter für den Start griffbereit bereit.
Was macht man bei schlechtem Wetter beim Lampionumzug?: Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und nochmals am Veranstaltungstag. Halte Regenschirme bereit, sichere Dekoration und Technik mit Kabelbindern oder Gewebeklebeband und entscheide rechtzeitig, ob die Route angepasst werden muss.

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