Zo organiseer je een lampionnenoptocht

Een lampionnenoptocht staat of valt met een duidelijke route, zichtbare begeleiding en een goede ontvangst. Begin minstens zes weken vooraf met de verzamelplek, route, vergunning of melding en verkeersmaatregelen. Daarna regel je deelnemers, vrijwilligers, materialen en eventuele reserveringen. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidscontrole, werkende verlichting en duidelijke afspraken voor routeposten, ontvangst en afsluiting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en verzamelplek vastleggen
2 personen
2
Vergunning en melding controleren
3
Ruimte en sanitair reserveren
4
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Route vooraf controleren
2 personen
11
Leveringen en reserveringen bevestigen
12
Deelnemerslijst afdrukken
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Materialen verzamelen
2 personen
16
Lampionnen controleren
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Verlichting en lampionnen plaatsen
3 personen
23
Routepijlen ophangen
2 personen
24
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
25
Geluidsinstallatie testen
2 personen
26
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

27
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
28
Lampionnen uitdelen
3 personen
29
Lampionnen versieren begeleiden
4 personen
30
Knutselmateriaal aanvullen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Hapjes serveren
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Afvalbakken legen
2 personen
35
Deelnemers naar startpunt begeleiden
4 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
37
Welkomstwoord geven
38
Lampionnenoptocht begeleiden
8 personen
39
Routeposten bemannen
6 personen
40
Aankomst opvangen
3 personen
41
Warme dranken serveren
3 personen
42
Muziek en omroep verzorgen
43
Verloren voorwerpen registreren
44
Gevonden lampionnen verzamelen
2 personen
45
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

46
Meubilair afbreken
4 personen
47
Verlichting veilig uitschakelen
2 personen
48
Servies en materialen afwassen
3 personen
49
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Routepijlen en afzetting verwijderen
2 personen
52
Materialen controleren en opbergen
2 personen
53
Geleende spullen retourneren
2 personen
54
Overgebleven eten veilig bewaren
2 personen
55
Verloren voorwerpen afhandelen
56
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Klapbankenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Koffiekopjesaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 12
Tafelmessenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Lampionnenaantal 130
Lampionstokkenaantal 130
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Versierde routebordenaantal 12

Verlichting

LED-theelichtjesaantal 180
LED-lichtsnoerenaantal 8
Zaklampenaantal 12
Batterijen AAaantal 48

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
Eerstehulpkoffer
Zaklamp voor routepostenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 16
Portofoonsaantal 8

Knutselmateriaal

Knutseltafelsaantal 4
Kinderschortenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 12
Viltstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Touwrollenaantal 4
Perforatorsaantal 4

Registratie

Naamstickersaantal 150
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 4
Deelnemersformulierenaantal 150
Kassadoos

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Emmersaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Handschoenenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en verzamelplek uiterlijk zes weken vooraf vast. Controleer de route daarna nogmaals te voet en noteer donkere stukken, kruisingen en plekken waar routepijlen nodig zijn.
Plan per 15 tot 20 deelnemers minimaal één begeleider en wijs daarnaast aparte vrijwilligers aan voor ontvangst, routeposten en de achterhoede. Geef iedereen de route en een telefoonnummer van de hoofdcoördinator.
Test de draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen minstens één dag vooraf. Leg reservebatterijen en zaklampen klaar; juist bij het vertrek en de terugkomst ontstaat vaak verwarring.
Zet de ontvangsttafel minstens 45 minuten voor de start klaar met deelnemerslijst, lampionstokken, bekers en veiligheidsmateriaal. Houd hapjes en drank gescheiden van de materialen, zodat de uitgifte niet ophoopt.
Controleer de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor aanvang. Zorg bij regen of kou dat partytenten, verlichting, warme dranken en een duidelijke beslissing over uitstel of afgelasting al geregeld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lampionnenoptocht organiseren?: Begin ongeveer zes weken vooraf met route, verzamelplek, vergunning of melding en verkeersmaatregelen. Verstuur de uitnodigingen drie tot vier weken voor de optocht, zodat je deelnemers en dieetwensen tijdig kent.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een lampionnenoptocht?: Reken op minimaal één begeleider per 15 tot 20 deelnemers, plus een coördinator en iemand voor de achterhoede. Bij donkere of drukke routes is één begeleider per 10 tot 15 deelnemers veiliger.
Hoeveel lampionnen en lampionstokken moet ik regelen?: Regel voor iedere aangemelde deelnemer één lampion en één lampionstok, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 80 deelnemers betekent dat 88 lampionnen en 88 stokken.
Wanneer controleer je de route en het weer voor een lampionnenoptocht?: Loop de route één dag vooraf volledig na en controleer kruisingen, routepijlen en donkere plekken. Bekijk de weersverwachting 24 uur en opnieuw 3 uur voor de start, zodat je nog kunt bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.