Lampionnenoptocht organiseren: checklist en planning

Een lampionnenoptocht vraagt meer voorbereiding dan alleen lampionnen en lampionstokken klaarleggen. Je moet de route, vergunning, start- en eindlocatie, vrijwilligers en verlichting op tijd regelen. Op deze checklist staan de taken in een logische volgorde, van de eerste reserveringen tot het klaarzetten van soep, broodjes en knutselmateriaal. Zo weet je wat je vooraf controleert en wat op de dag zelf nog moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en eindpunt vastleggen
2 personen
Routevergunning aanvragen
Locatie voor start reserveren
Eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en veiligheidsplan delen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst printen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Broodjes en beleg klaarzetten
2 personen
Lampionmateriaal klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen

Event

Lampionnen uitdelen
4 personen
Lampionnen versieren begeleiden
5 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Kinderen naar activiteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Soep en brood serveren
4 personen
Vertrekgroep indelen
3 personen
Lampionnen controleren
3 personen
Optocht begeleiden
10 personen
Verkeerspunten bewaken
6 personen
Eindpunt begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Lampionnen veilig uitdoven
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Routepijlen verwijderen
3 personen
Verlichting opruimen
3 personen
Tenten en tafels afbreken
4 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Papieren slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Lampionnenaantal 100
Lampionstokkenaantal 100
Led-theelichtenaantal 120
Reservebatterijenaantal 80
Knutselpapieraantal 200
Kinderschortenaantal 20

Keuken

Soepketelsaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Soepkommenaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Dienbladenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Muziekbox
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 30
Routebordenaantal 20
Touwaantal 2

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 15
Zaklampenaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Naamstickersaantal 120

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponsdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en eindpunt vroeg vast en vraag de routevergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Deel het veiligheidsplan daarna met alle vrijwilligers, zodat iedereen dezelfde route en afspraken kent.
Plan minimaal één vast moment om vrijwilligers in te delen. Wijs afzonderlijk mensen aan voor de inschrijftafel, routebegeleiding, het EHBO-punt en het opruimen op de eindlocatie.
Controleer de verlichting niet pas bij vertrek. Test ledlampen, lichtsnoeren en batterijlantaarns vooraf en leg reservebatterijen en verlengkabels klaar voor donkere stukken en de start- en eindlocatie.
Zet voor het knutselen een aparte tafel klaar met knutselpapier, kinderschorten, lampionstokken en led-theelichten. Controleer vóór de opening of materiaal en begeleiding aanwezig zijn, zodat kinderen niet wachten terwijl de optocht al moet beginnen.
Bereid soep en belegde broodjes zo veel mogelijk vooraf en houd warme dranken in soepketels en thermoskannen. Zet herbruikbare bekers, kommen, borden en bestek op dienbladen klaar; dat voorkomt een opstopping bij het uitdelen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een lampionnenoptocht aanvragen?: Vraag de routevergunning aan zodra route en eindpunt vaststaan, bij voorkeur enkele weken vóór de optocht. De behandeling verschilt per gemeente, dus controleer de termijn voordat je uitnodigingen verstuurt.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionnenoptocht?: Verdeel minimaal vier rollen: inschrijftafel, routebegeleiding, EHBO en eindlocatie. Bij een grotere groep heb je extra routebegeleiders nodig, zodat er op meerdere punten iemand toezicht houdt.
Wanneer moet je de verlichting voor een lampionnenoptocht testen?: Test alle ledlampen, lichtsnoeren en batterijlantaarns uiterlijk één dag vooraf. Leg reservebatterijen klaar en controleer op de dag zelf nogmaals de verlichting langs de route voordat deelnemers vertrekken.
Wat geef je na een lampionnenoptocht te eten en te drinken?: Zet na afloop soep, broodjes en beleg klaar en reken per deelnemer op minstens één kom soep en één broodje. Voor koffie en thee gebruik je thermoskannen of koffiezetapparaten; zet ook water en herbruikbare bekers klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.