Checklist pour organiser un défilé de lanternes
Un défilé de lanternes se prépare comme une petite marche encadrée, avec un départ, un itinéraire éclairé et un lieu d’arrivée prêt à accueillir les participants. Commencez par réserver les lieux et demander l’autorisation du parcours, puis envoyez les invitations et suivez les inscriptions. La semaine précédente, répartissez les bénévoles, partagez le plan de sécurité et vérifiez la météo. Le jour même, prévoyez du temps pour installer l’éclairage, les tables, les tentes et le poste de premiers secours.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir l'itinéraire et le point d'arrivée
2 personnes
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu avant le départ
Réserver le lieu d’arrivée
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Partager l'itinéraire et le plan de sécurité
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Mettre en place les sandwiches et les garnitures
2 personnes
Préparer le matériel des lanternes
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Installer l'éclairage le long du parcours
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Événement
Distribuer des lanternes
4 personnes
Encadrer la décoration des lanternes
5 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Accompagner les enfants aux activités
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la soupe et le pain
4 personnes
Répartir le groupe de départ
3 personnes
Vérifier les lanternes
3 personnes
Encadrer le défilé
10 personnes
Surveiller les points de circulation
6 personnes
Accompagner vers l'arrivée
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Éteindre les lampions en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Ranger l'éclairage
3 personnes
Démonter les tentes et les tables
4 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Nappesqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 10
Décoration
- Guirlandes en papierqté 12
- Ballonsqté 100
- Lampionsqté 100
- Bâtons de lampionqté 100
- Bougies chauffe-plat LEDqté 120
- Piles de rechangeqté 80
- Papier de bricolageqté 200
- Tabliers pour enfantsqté 20
Cuisine
- Marmites à soupeqté 2
- Thermosqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Louchesqté 4
- Bol à soupeqté 100
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateauxqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Talkies-walkiesqté 10
- Enceinte
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 30
- Panneaux de directionqté 20
- Cordeqté 2
Sécurité
- Gilets réfléchissantsqté 15
- Lampes de pocheqté 10
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Ruban de balisageqté 4
- Cônes de signalisationqté 12
- Étiquettes nominativesqté 120
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Lavettesqté 12
- Brosses à vaisselleqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Définissez l’itinéraire et le point d’arrivée au moins 4 semaines avant le défilé. Réservez séparément le lieu de départ et celui de l’arrivée afin d’éviter un changement de dernière minute.
- Demandez l’autorisation du parcours dès que l’itinéraire est fixé, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Envoyez ensuite aux participants un plan simple avec les horaires, les rues concernées et le point de rendez-vous.
- Répartissez les bénévoles au plus tard 7 jours avant l’événement. Prévoyez des responsables pour l’inscription, l’éclairage, l’accompagnement du cortège, le ravitaillement et les premiers secours.
- Vérifiez la météo 48 heures avant, puis encore le matin du défilé. Gardez les lampes LED, les lampes à piles et les piles de rechange dans un endroit sec, et testez tout l’éclairage avant l’arrivée du public.
- Préparez la soupe, les sandwiches et les boissons assez tôt pour servir dès l’arrivée. Mettez les boissons au frais le jour même et installez les tentes, tables, chaises et thermos avant le départ du cortège.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un défilé de lanternes ?
- Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, d’obtenir l’autorisation, de réserver les deux lieux et de suivre les inscriptions.
- Quand demander l’autorisation pour un défilé de lanternes ?
- Faites la demande dès que le parcours est défini, au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Certaines communes demandent des informations sur les horaires, la sécurité et le nombre estimé de participants.
- Que prévoir pour l’accueil à l’arrivée du défilé ?
- Installez les tables, les tentes, les chaises, le comptoir d’inscription et le poste de premiers secours avant le départ. Préparez aussi les boissons, la soupe et les garnitures pour pouvoir servir dans les 15 minutes suivant l’arrivée.
- Quand préparer le matériel des lanternes ?
- Rassemblez le matériel 2 à 3 jours avant et vérifiez chaque lampe le jour précédent. Gardez des bâtons de lampion, des piles de rechange et des lampes supplémentaires disponibles pour les lanternes endommagées ou oubliées.
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