Laternenumzug organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Laternenumzug braucht mehr Vorbereitung als Laternen und eine schöne Route. Du musst Start und Endpunkt festlegen, die Route genehmigen lassen, Helfer einteilen und die Beleuchtung für den Rückweg planen. Auch Suppe, Brötchen und Getränke gehören rechtzeitig vorbereitet. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Endpunkt festlegen
2 Personen
Routen-Genehmigung beantragen
Ort für den Start reservieren
Endlocation reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route und Sicherheitsplan teilen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Materialien prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Suppe vorbereiten
3 Personen
Brötchen und Belag bereitstellen
2 Personen
Laternenmaterial bereitlegen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
3 Personen
Beleuchtung entlang der Route anbringen
3 Personen
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen

Event

Lampions verteilen
4 Personen
Laternen schmücken begleiten
5 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Kinder zu den Aktivitäten begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Suppe und Brot servieren
4 Personen
Abfahrtsgruppe einteilen
3 Personen
Laternen kontrollieren
3 Personen
Umzug begleiten
10 Personen
Verkehrspunkte überwachen
6 Personen
Zielpunkt begleiten
4 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Fundsachen sammeln
Lampions sicher löschen
3 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
Materialien trocknen und verstauen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

PapiergirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
LampionsAnz. 100
LaternenstäbeAnz. 100
LED-TeelichterAnz. 120
ErsatzbatterienAnz. 80
BastelpapierAnz. 200
KinderschürzenAnz. 20

Küche

SuppenkesselAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 4
SuppenschalenAnz. 100

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
TablettsAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 10
Musikbox
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 30
WegweiserAnz. 20
SeilAnz. 2

Sicherheit

WarnwestenAnz. 15
TaschenlampenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
AbsperrbandAnz. 4
VerkehrskegelAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 120

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
SchwammtücherAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route, Start und Endpunkt mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Beantrage die notwendige Genehmigung, bevor du Einladungen mit festen Zeiten und Treffpunkten verschickst.
Teile pro 10 bis 15 Teilnehmende mindestens eine verantwortliche Person ein. Eine Person bleibt am Anfang, eine geht vorne, eine bildet den Schluss und weitere Helfer betreuen die Endlocation.
Prüfe die Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag. Teste LED-Lampen, Lichterketten und Batterielaternen 2 bis 3 Tage vorher und lege Ersatzbatterien sichtbar an der Erste-Hilfe-Station bereit.
Plane die Verpflegung für den Aufenthalt nach dem Umzug. Rechne bei Getränken mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person für die erste Stunde und halte Suppe, Brötchen und Belag getrennt von der Bastelstation bereit.
Drucke Teilnehmerliste, Sicherheitsplan und Wegweiser spätestens am Vortag aus. Stelle Anmeldetisch, Erste-Hilfe-Station und Beleuchtung vor dem Eintreffen der ersten Familien fertig; für den Aufbau solltest du mindestens 90 Minuten einplanen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Laternenumzug anmelden?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Routenplanung und der Genehmigung. Reservierungen für Start- und Endlocation sollten ebenfalls in diesem Zeitraum feststehen, besonders wenn mehrere Gruppen teilnehmen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Laternenumzug?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro 10 bis 15 Teilnehmende ein. Zusätzlich brauchst du Helfer für Start, Spitze, Schluss, Anmeldung, Erste Hilfe und die Verpflegung am Endpunkt.
Wie viel Essen und Getränke braucht man beim Laternenumzug?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Bei Suppe und Brötchen kalkulierst du mindestens eine Portion pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve.
Wann sollte man die Laternenumzug-Checkliste abarbeiten?: Die Genehmigung, Route und Reservierungen gehören 6 bis 8 Wochen vorher auf die Liste. Teilnehmerdaten und Helfer planst du 2 bis 3 Wochen vorher, den Materialcheck und Einkauf in der letzten Woche, den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.