Checklist voor een goed georganiseerd kunstsymposium

Een kunstsymposium vraagt om meer dan een programma en een paar sprekers. Je moet presentaties verzamelen, kunstwerken en labels op tijd op locatie krijgen en deelnemersinformatie koppelen aan catering en techniek. Werk vanaf de bevestiging van datum en locatie naar de uitvoering toe: eerst inhoud en mensen, daarna registratie, reserveringen en logistiek. Plan in de laatste week een volledige test met beamer, microfoons, laptop en kabels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en thema vastleggen
2 personen
Sprekers en kunstenaars benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Biografieën verzamelen
Presentaties en bestanden verzamelen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Programma naar deelnemers sturen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Reserveringen maken
Catering bestellen
Techniek reserveren
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
Kunstwerken transporteren
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naambadges klaarleggen
Kunstwerken opstellen
3 personen
Kunstwerklabels plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Tijd per spreker bewaken
Vragenronde begeleiden
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kunstenaars introduceren
Panelgesprek begeleiden
2 personen
Borrelbuffet aanvullen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Kunstwerken bewaken
2 personen
Toiletartikelen controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Kunstwerken afbreken
3 personen
Kunstwerken verpakken
3 personen
Kunstwerken retourneren
2 personen
Techniek afkoppelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 6
Registratietafel
Spreektafel
Sprekersstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Schoonmaaktafelsaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 12

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Bordenaantal 100
Koffielepelsaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Posterpanelenaantal 8
Pijlbordenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Schilderstapeaantal 8
Wasknijpersaantal 100
Sierplantenaantal 8

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, thema en sprekers eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag biografieën, presentaties en bestandsformaten uiterlijk 7 dagen voor het symposium op, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende informatie na te jagen.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en programmaonderdelen definitief zijn. Controleer dieetwensen opnieuw zodra de inschrijving sluit en stuur het programma daarna uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers.
Test techniek niet alleen aan een bureau. Controleer op locatie de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-adapters, draadloze microfoons, luidsprekers en het mengpaneel met de daadwerkelijke presentaties.
Plan kunstwerken als een apart logistiek onderdeel. Maak per werk een inventaris met label en transportstatus en controleer uiterlijk 1 dag vooraf of alles aanwezig is en veilig geplaatst kan worden.
Richt registratie en pauzes in op de verwachte groepsgrootte. Zet de registratietafel, deelnemerslijst en naambadges klaar en regel voor drankjes, glazen, koffie en hapjes een aparte opbouwzone met voldoende tafels en schaaltjes.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik sprekers voor een kunstsymposium bevestigen?: Bevestig sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het symposium. Vraag hun biografie en presentatiebestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat het programma en de techniek nog aangepast kunnen worden.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding van een kunstsymposium?: Reken op minimaal 8 weken voor een symposium met meerdere sprekers, kunstwerken en catering. Reserveer in de laatste 7 dagen tijd voor deelnemerscontrole, techniek, transport en de definitieve locatiecheck.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen voor een kunstsymposium regelen?: Bestel catering zodra de aanmeldingen een betrouwbaar beeld geven, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Sluit dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het symposium af en geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna direct door.
Wanneer test ik de techniek voor een kunstsymposium?: Doe een volledige test op locatie uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de stroom- en microfooncheck op de ochtend zelf. Controleer naast beamer en laptop ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.