LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Kunstsymposium organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Kunstsymposium braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Thema, Programm sowie Referenten und Künstler müssen zusammenpassen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Biografien, Präsentationsdateien und die Erfassung von Ernährungswünschen. In der letzten Woche stehen Techniktests, Kunstwerk-Transport, Beschilderung und Catering im Mittelpunkt. Plane außerdem einen festen Ablauf für Registrierung, Vorträge und Pausen ein, damit am Veranstaltungstag niemand nach Kabeln, Namensschildern oder fehlenden Dateien suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm und Thema festlegen

    2 Personen

  • Redner und Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Biografien sammeln

  • Präsentationen und Dateien sammeln

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Technik reservieren

  • Kunstwerke und Beschriftungen inventarisieren

    2 Personen

  • Kunstwerke transportieren

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kunstwerke aufstellen

    3 Personen

  • Kunstwerk-Labels anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lautstärke testen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Redezeit pro Sprecher überwachen

  • Fragerunde moderieren

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Künstler vorstellen

  • Podiumsgespräch begleiten

    2 Personen

  • Getränkebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Kunstwerke bewachen

    2 Personen

  • Toilettenartikel kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kunstwerke abbauen

    3 Personen

  • Kunstwerke verpacken

    3 Personen

  • Kunstwerke zurückgeben

    2 Personen

  • Technik abkoppeln

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • Hohe StehtischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • RednerstühleAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2
  • PutztafelnAnz. 2

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 12

Geschirr

  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • TellerAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 12
  • SchälchenAnz. 16
  • WasserkannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • TablettsAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 3
  • FrischhaltedosenAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 12
  • Poster-PaneeleAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • KlebestiftAnz. 6
  • AbdeckbandAnz. 8
  • WäscheklammernAnz. 100
  • ZierpflanzenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Referenten und Künstler spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Symposium. Fordere dabei gleich Biografien, Vortragstitel und Präsentationsdateien an, damit das Programm vollständig verschickt werden kann.
  • Öffne das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vorher und prüfe die Liste zweimal: einmal nach Anmeldeschluss und ein zweites Mal 2 bis 3 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche müssen direkt an das Catering weitergegeben werden.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentationsdateien. Halte Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Powerbanks am Veranstaltungsort bereit.
  • Inventarisiere jedes Kunstwerk mit Beschriftung, Standort und Transportstatus. Plane den Transport nicht für den Veranstaltungsmorgen, sondern bringe die Werke spätestens am Vortag an den Ort und prüfe ihre Anordnung.
  • Richte Registrierungstisch, Namensschilder und ausgedruckte Teilnehmerliste vor dem Einlass ein. Für Getränke, Gläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck solltest du vor Beginn eine feste Ausgabestelle mit Nachschub festlegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Kunstsymposium organisieren?
Beginne etwa 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Thema und ersten Anfragen an Referenten und Künstler. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Symposium bereitstehen.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Setze eine Frist von 7 bis 10 Tagen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Dateien zu sammeln, auf dem Laptop zu testen und fehlende HDMI-Adapter oder Formate rechtzeitig zu klären.
Wie viele Getränke braucht man für ein Kunstsymposium?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane für Pausen zusätzlich Kaffee, Wasser und Nachschub ein. Getränke sollten spätestens am Vortag gekühlt werden.
Wann sollte das Catering bestellt werden?
Bestelle das Catering mindestens 10 bis 14 Tage vorher, sobald die Anmeldezahlen belastbar sind. Aktualisiere die Anzahl und alle Ernährungswünsche noch einmal 2 bis 3 Tage vor dem Symposium.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!