Checklist voor een kunstschaatswedstrijd organiseren

Een kunstschaatswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een ijsbaan en deelnemers. Je moet het wedstrijdformat, reglement, jury, muziek en startvolgorde op elkaar afstemmen. Plan ook de praktische organisatie rond kleedkamers, jurytafels, omroep en vrijwilligers. Met deze checklist werk je van reservering en inschrijving naar een gecontroleerde wedstrijddag, zonder dat documenten, noodcontacten of reserveapparatuur pas op het laatste moment worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ijsbaan reserveren
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Wedstrijdleiding vastleggen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Muziekbestanden opvragen
Muziekbestanden controleren
2 personen
Startvolgorde maken
2 personen
Juryindeling maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Prijzen bestellen
Programma drukken
2 personen
Deelnemerslijst drukken
Noodcontacten verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Muziek op USB zetten
Prijzen inpakken
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Jurytafels klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Publieksingang markeren
2 personen
Wedstrijdinformatie ophangen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdmuziek testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Jury introduceren
Rijders naar het ijs begeleiden
3 personen
Startvolgorde omroepen
Wedstrijdmuziek afspelen
2 personen
Juryformulieren verzamelen
2 personen
Scores invoeren
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Finalisten bekendmaken
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Uitslagen publiceren
Deelnemers uitslagen mailen
Materiaal inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Digitale bestanden archiveren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafelsaantal 4
Jurystoelenaantal 12
Kleedkamerrekkenaantal 8
Kledinghangersaantal 80
Afzetpalenaantal 20
Wachtrijhekkenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 3
Printer
Mobiele telefoonsaantal 4
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 4
Rekenmachinesaantal 4
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 60
Startnummerhoezenaantal 60
Trainingshesjesaantal 20
Pionnenaantal 12
Oefenmattenaantal 6
Handdoekenaantal 30
Schaatsbeschermersaantal 10
Schaatsenrekaantal 2
Juryformulierenaantal 300
Scorekaartenaantal 100
Klembordenaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Medailledozenaantal 20
Bekersaantal 12
Medaillesaantal 60
Certificatenaantal 60
EHBO-kofferaantal 2
IJspriemenaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbordenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Voedseltangenaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Wedstrijdbanierenaantal 4
Tafelkledenaantal 10
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en reglement vast voordat je deelnemers uitnodigt. Zo weten deelnemers vooraf welke onderdelen, tijden en beoordelingsregels gelden en kun je het formulier daarop afstemmen.
Vraag muziekbestanden uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd op en controleer elk bestand daarna op afspeelbaarheid. Zet de definitieve selectie bovendien op minimaal 2 USB-sticks en bewaar een kopie op de laptop.
Maak de startvolgorde en juryindeling niet pas op de wedstrijddag. Druk de deelnemerslijst, juryformulieren en wedstrijdmappen vooraf en neem per jurytafel een complete set mee.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok in: ontvangst, kleedkamers, ijsvloer, muziek en publieksbegeleiding. Houd portofoons of mobiele telefoons en powerbanks beschikbaar, omdat de wedstrijdleiding snel moet kunnen schakelen.
Controleer de ijsbaan minstens 1 week vooraf op tafels, stoelen, juryplaatsen, kleedkamerrekken, afzetpalen en wachtrijhekken. Regel ontbrekend materiaal dan nog; op de wedstrijddag blijft er weinig tijd over om inrichting te improviseren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstschaatswedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de ijsbaan en het bepalen van het wedstrijdformat. Leg jury, wedstrijdleiding en vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf vast.
Wanneer moet ik de muziek voor een kunstschaatswedstrijd aanleveren?: Vraag de muziekbestanden minimaal 2 weken voor de wedstrijd op. Controleer alle bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf en neem op de wedstrijddag twee USB-sticks mee.
Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een kunstschaatswedstrijd?: Het aantal hangt af van het gekozen wedstrijdformat en de ijsbaan, maar leg de volledige jury-indeling minimaal 3 weken vooraf vast. Reserveer daarnaast minstens 1 wedstrijdleider die het programma en de communicatie bewaakt.
Wat moet ik op de wedstrijddag extra meenemen?: Neem naast de geplande materialen reserve-USB-sticks, verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en een tweede telefoon mee. Controleer dit uiterlijk 1 dag vooraf, samen met de juryformulieren, startnummers en noodcontacten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.