Checklist pour organiser un concours de patinage artistique

Un concours de patinage artistique demande une coordination précise entre la patinoire, les participants, le jury et la musique. Commencez par fixer le format et le règlement, puis avancez vers les inscriptions, l’ordre de départ et la composition des équipes. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les fichiers musicaux, confirmer les patineurs et préparer les dossiers du concours. Cette checklist vous aide à suivre les 79 tâches et à rassembler les 73 articles nécessaires sans attendre le dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la patinoire
Définir le format du concours
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Définir l'encadrement de la compétition
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Demander les fichiers musicaux
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
Établir l’ordre de départ
2 personnes
Établir la composition du jury
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Commander les prix
Imprimer le programme
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre la musique sur USB
Emballer les prix
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables du jury
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Signaler l’entrée du public
2 personnes
Afficher les informations du match
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique de compétition
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Présenter le jury
Accompagner les patineurs jusqu'à la glace
3 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Saisir les scores
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Annoncer les finalistes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer l'espace public
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer les résultats aux participants
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Archiver les fichiers numériques
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 4
Chaises de juryqté 12
Portants de logeqté 8
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 20
Barrières de file d’attenteqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Imprimante
Téléphones portablesqté 4
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 4
Calculatricesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 60
Housses de dossardqté 60
Chasubles d’entraînementqté 20
Cônesqté 12
Tapis d'exerciceqté 6
Serviettesqté 30
Protège-lames de patinsqté 10
Support à patinsqté 2
Fiches de juryqté 300
Fiches de scoreqté 100
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 4
Boîtes à médaillesqté 20
Gobeletsqté 12
Médaillesqté 60
Certificatsqté 60
Trousse de premiers secoursqté 2
Pics à glaceqté 2
Gilets de sécuritéqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Assiettes de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pinces alimentairesqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Bannières de compétitionqté 4
Nappesqté 10
Fond de scène
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez la patinoire au moins 3 à 6 mois avant la date prévue. Demandez tout de suite les horaires d’accès, le temps de montage et les règles concernant la sonorisation.
Fixez la date limite d’inscription 4 à 6 semaines avant le concours. Prévoyez ensuite quelques jours pour vérifier les catégories, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
Demandez les fichiers musicaux au plus tard 10 jours avant l’événement. Testez chaque fichier sur l’ordinateur et copiez la version validée sur au moins 2 clés USB.
Constituez le jury et répartissez les bénévoles 2 à 3 semaines avant le jour J. Précisez pour chaque personne l’horaire, la zone à surveiller et le moyen de communication utilisé sur place.
Préparez les dossiers, les fiches du jury, le programme et les numéros de départ la veille. Gardez une marge d’au moins 30 minutes avant le premier passage pour installer les tables, tester le micro et vérifier la liste des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de patinage artistique ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date du concours, notamment pour réserver la patinoire et définir le format. Les inscriptions et le recrutement des bénévoles peuvent être lancés environ 6 semaines avant.
Quand demander les musiques des patineurs ?: Demandez les fichiers musicaux au plus tard 10 jours avant le concours. Vérifiez chaque fichier dans la semaine qui suit et conservez une copie sur 2 clés USB distinctes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de patinage artistique ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par fonction critique : accueil, circulation, vestiaires, musique et coordination. Pour un petit concours, comptez généralement 6 à 10 bénévoles, selon le nombre de participants et les horaires.
Quand établir l’ordre de départ et imprimer le programme ?: Établissez l’ordre de départ dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Imprimez le programme et la liste des participants la veille, après une dernière vérification des noms et des catégories.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.