LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Kunstreis organiseren: complete checklist

Een kunstreis vraagt meer voorbereiding dan alleen een museum reserveren. Je stemt een dagprogramma, vervoer, eetmomenten en groepsindeling op elkaar af, terwijl je ook rekening houdt met dieetwensen, routewijzigingen en slecht weer. Begin enkele weken vooraf met de locatie, museumreservering en het vervoer; verzamel daarna de deelnemersgegevens en werk toe naar een duidelijke vertrekdag. De checklist hieronder helpt je om niets te vergeten, van naamstickers en routekaarten tot opgeladen apparatuur en gelabelde dieetmaaltijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Kunstlocatie selecteren

    2 personen

  • Dagprogramma samenstellen

    2 personen

  • Museumreservering maken

  • Vervoer reserveren

  • Dinerreservering maken

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Contactgegevens controleren

  • Programma-informatie versturen

  • Groepsindeling maken

    2 personen

  • Route en haltes controleren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemers herinneren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Lunchpakketten samenstellen

    3 personen

  • Dieetmaaltijden labelen

    2 personen

  • Kunstmaterialen klaarleggen

    2 personen

  • Apparatuur opladen

  • Tassen inpakken

    2 personen

  • Documenten afdrukken

Event

  • Verzamelpunt klaarzetten

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naamstickers uitdelen

  • Bagage en materialen laden

    3 personen

  • Veiligheidsinstructies geven

  • Naar de kunstlocatie reizen

    3 personen

  • Groep naar ingang begeleiden

    3 personen

  • Rondleiding begeleiden

    3 personen

  • Lunchpakketten uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Kunstopdracht begeleiden

    3 personen

  • Groepsfoto maken

  • Diner begeleiden

    3 personen

  • Aanwezigheid controleren

    2 personen

  • Terugreis begeleiden

    3 personen

  • Deelnemers uitchecken

    2 personen

Nazorg

  • Materialen uitladen

    3 personen

  • Afval sorteren

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Koelboxen schoonmaken

  • Overgebleven eten verwerken

  • Geleende materialen retourneren

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Opklaptafelsaantal 3
  • Picknickkleedaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 40
  • Herbruikbare bordenaantal 40
  • Herbruikbaar bestekaantal 40

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 3
  • Thermoskannenaantal 4
  • Powerbanksaantal 4
  • Oplaadkabelsaantal 6

Kunstmateriaal

  • Schetsboekenaantal 35
  • Grafietpotlodenaantal 40
  • Kleurpotlodenaantal 6
  • Gummenaantal 35
  • Slijpersaantal 6
  • Klembordenaantal 35

Communicatie

  • Naamstickersaantal 40
  • Keycordsaantal 40
  • Clipboards voor begeleidingaantal 3
  • Megafon

Organisatie

  • Deelnemersmappenaantal 35
  • Routekaartenaantal 35
  • Pennenaantal 12

Veiligheid

  • EHBO-koffer
  • Reflecterende hesjesaantal 4
  • Zaklampenaantal 4
  • Paraplu'saantal 10

Schoonmaak

  • Handgelaantal 4
  • Desinfectiedoekjesaantal 2
  • Afwasborstelsaantal 2
  • Herbruikbare vaatdoekenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de dagindeling vast voordat je reserveringen maakt. Plan naast de museumtijd ook reistijd, een lunchmoment en minimaal 15 minuten speling per verplaatsing.
  • Verzamel dieetwensen en contactgegevens direct bij de aanmelding. Controleer de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor vertrek en geef wijzigingen door aan de dinerlocatie.
  • Maak voor elke deelnemer een map met programma-informatie, routekaart en contactgegevens. Druk de documenten uiterlijk de avond ervoor af, zodat je niet afhankelijk bent van een telefoonverbinding.
  • Test kunstmaterialen en apparatuur één dag vooraf. Tel schetsboeken, potloden, kleurpotloden, gummen en slijpers per deelnemer en laad powerbanks, telefoons en andere apparatuur volledig op.
  • Zet het verzamelpunt minstens 30 minuten voor vertrek klaar. Registreer de aanwezigheid, deel naamstickers uit en wijs begeleiders aan met een duidelijke groepsindeling voordat de groep vertrekt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstreis organiseren?
Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met het selecteren van de kunstlocatie, het dagprogramma en reserveringen. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 2 weken voor vertrek een bruikbare deelnemerslijst hebt.
Wanneer moet ik een museum reserveren voor een groep?
Reserveer het museum zodra de gewenste datum en groepsgrootte bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Controleer 3 dagen voor vertrek nogmaals het tijdstip, de route en eventuele groepsinstructies.
Wat neem je mee op een kunstreis?
Reken per deelnemer op een schetsboek, potloden, kleurpotloden, gum, slijper en een klembord. Neem daarnaast routekaarten, deelnemersmappen, naamstickers, opgeladen powerbanks, EHBO-materiaal en minstens één paraplu per twee deelnemers mee bij wisselvallig weer.
Wanneer moet ik lunchpakketten en dieetmaaltijden klaarmaken?
Maak de lunchpakketten op de ochtend van vertrek of maximaal 1 dag eerder als je ze gekoeld kunt bewaren. Label dieetmaaltijden direct na het samenstellen en controleer ze opnieuw bij het uitdelen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!