LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Excursie organiseren: een checklist voor vertrek tot terugkomst

Een excursie staat of valt met afspraken die vóór vertrek al vastliggen. Leg eerst doel, programma, locatie en vervoer vast; verwerk daarna aanmeldingen, toestemmingen, dieetwensen en noodcontacten. In de laatste week controleer je route, weersverwachting, groepsindeling en materialen. Op de dag zelf draait het om een actuele deelnemerslijst, duidelijke veiligheidsinstructies en een vaste registratie bij vertrek en terugkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Excursiedoel en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie en vervoer reserveren

  • Bezoekafspraken bevestigen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Toestemmingsformulieren verzamelen

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Noodcontacten controleren

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Groepsindeling maken

    2 personen

  • Begeleiders aan groepen koppelen

    2 personen

  • Route en vertrektijden controleren

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemers aan weerswijziging informeren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Lunchpakketten samenstellen

    3 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

  • Materialen labelen per groep

    2 personen

  • Telefoons en powerbanks opladen

  • EHBO-set controleren

  • Vertrekpunt gereedmaken

    3 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    4 personen

  • Aanwezigheid registreren

    3 personen

  • Groepen en begeleiders controleren

    3 personen

  • Veiligheidsinstructies geven

    2 personen

  • Bagage en materialen inladen

    4 personen

  • Deelnemers naar vervoer begeleiden

    4 personen

  • Vertrek en groepscontrole uitvoeren

    4 personen

  • Lunchpakketten uitdelen

    3 personen

  • Dranken uitdelen

    2 personen

  • Programma op locatie begeleiden

    6 personen

  • Groepswisselingen begeleiden

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Aanwezigheid voor vertrek controleren

    4 personen

  • Materialen en bagage inladen

    4 personen

  • Terugreis begeleiden

    4 personen

  • Deelnemers veilig laten uitstappen

    4 personen

  • Eindcontrole deelnemers uitvoeren

    3 personen

Nazorg

  • Materialen uitladen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    2 personen

  • Herbruikbare materialen schoonmaken

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 2
  • Klapstoelenaantal 6

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 4
  • Powerbanksaantal 4
  • Opladersaantal 6
  • Verlengsnoerenaantal 2

Communicatie

  • Portofoonsaantal 6
  • Mobiele telefoonsaantal 4

Veiligheid

  • EHBO-setaantal 2
  • Veiligheidshesjesaantal 8
  • Zaklampenaantal 6

Organisatie

  • Klembordenaantal 6
  • Pennensetsaantal 6
  • Deelnemersbadgesaantal 40
  • Polsbandjesaantal 40
  • Groepskaartenaantal 6
  • Routekaartenaantal 10
  • Waterdichte documentenmapaantal 2
  • Naamstickersaantal 50

Servies

  • Herbruikbare drinkbekersaantal 40
  • Herbruikbare bordenaantal 40
  • Herbruikbaar bestekaantal 40
  • Servettenhouderaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Koelelementenaantal 12
  • Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4
  • Handgelhoudersaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Bevestig bezoekafspraken en vervoer uiterlijk twee weken vooraf. Controleer daarna opnieuw de route, vertrektijd en eventuele wijzigingen, zodat je niet met de groep bij een gesloten locatie of verkeerd vertrekpunt staat.
  • Sluit de inschrijving enkele dagen voor vertrek en verwerk daarna de toestemmingsformulieren, dieetwensen en noodcontacten. Print de deelnemerslijst en bewaar de formulieren in een waterdichte documentenmap.
  • Maak de groepsindeling vóór de laatste briefing en koppel elke groep aan een begeleider. Geef groepen herkenbare groepskaarten of badges en zorg dat begeleiders de route en telefoonnummers bij zich hebben.
  • Stel lunchpakketten pas samen nadat de dieetwensen zijn gecontroleerd. Gebruik koelboxen met koelelementen voor bederfelijke producten en neem per deelnemer een drinkbeker mee, plus extra water voor vertraging.
  • Laad telefoons en powerbanks de avond ervoor op en controleer de EHBO-set, veiligheidshesjes en communicatie. Leg materiaal per groep klaar en spreek af wie bij vertrek de aanwezigheid registreert en wie de laatste controle doet.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een excursie organiseren?
Leg locatie, vervoer en bezoekafspraken bij voorkeur minimaal vier weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna, zodat je nog twee tot drie weken hebt voor aanmeldingen, toestemmingen en groepsindeling.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een excursie maken?
Maak een voorlopige lijst zodra de aanmeldingen binnenkomen en sluit die uiterlijk drie dagen voor vertrek. Print op de dag zelf één actuele versie en controleer de aanwezigheid opnieuw bij vertrek en terugkomst.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een excursie?
Koppel elke groep vooraf aan één vaste begeleider en bepaal het aantal groepen op basis van je eigen veiligheidsafspraken en de locatie. Zorg daarnaast voor een extra contactpersoon als iemand uitvalt of een deelnemer apart moet worden begeleid.
Wanneer controleer ik het weer voor een excursie?
Controleer de weersverwachting ongeveer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van vertrek. Informeer deelnemers direct als kleding, route of programma daardoor verandert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!