Zo organiseer je een kunstreis zonder gedoe

Begin een kunstreis niet met de uitnodiging, maar met de route en het dagprogramma. Leg eerst de kunstlocatie, museumreservering, reistijd en diner vast; daarna weet je hoeveel deelnemers je aankunt en welke informatie zij nodig hebben. Verzamel dieetwensen en contactgegevens vroeg, zodat lunchpakketten en maaltijden niet op het laatste moment moeten worden aangepast. Op de dag zelf draait alles om een duidelijk verzamelpunt, een actuele deelnemerslijst en materialen die per groep klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kunstlocatie selecteren
2 personen
2
Dagprogramma samenstellen
2 personen
3
Museumreservering maken
4
Vervoer reserveren
5
Dinerreservering maken
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst bijwerken
10
Contactgegevens controleren
11
Programma-informatie versturen
12
Groepsindeling maken
2 personen
13
Route en haltes controleren
2 personen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers herinneren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
18
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
19
Kunstmaterialen klaarleggen
2 personen
20
Apparatuur opladen
21
Tassen inpakken
2 personen
22
Documenten afdrukken

Event

23
Verzamelpunt klaarzetten
2 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Naamstickers uitdelen
26
Bagage en materialen laden
3 personen
27
Veiligheidsinstructies geven
28
Naar de kunstlocatie reizen
3 personen
29
Groep naar ingang begeleiden
3 personen
30
Rondleiding begeleiden
3 personen
31
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Kunstopdracht begeleiden
3 personen
34
Groepsfoto maken
35
Diner begeleiden
3 personen
36
Aanwezigheid controleren
2 personen
37
Terugreis begeleiden
3 personen
38
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

39
Materialen uitladen
3 personen
40
Afval sorteren
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Koelboxen schoonmaken
43
Overgebleven eten verwerken
44
Geleende materialen retourneren
45
Gevonden voorwerpen afhandelen
46
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Opklaptafelsaantal 3
Picknickkleedaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Apparatuur

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Oplaadkabelsaantal 6

Kunstmateriaal

Schetsboekenaantal 35
Grafietpotlodenaantal 40
Kleurpotlodenaantal 6
Gummenaantal 35
Slijpersaantal 6
Klembordenaantal 35

Communicatie

Naamstickersaantal 40
Keycordsaantal 40
Clipboards voor begeleidingaantal 3
Megafon

Organisatie

Deelnemersmappenaantal 35
Routekaartenaantal 35
Pennenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffer
Reflecterende hesjesaantal 4
Zaklampenaantal 4
Paraplu'saantal 10

Schoonmaak

Handgelaantal 4
Desinfectiedoekjesaantal 2
Afwasborstelsaantal 2
Herbruikbare vaatdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het dagprogramma met vaste tijden voor vertrek, haltes, museumbezoek, lunch en diner. Controleer de route opnieuw in de laatste week; een gewijzigde halte kan de aansluiting van de hele groep verstoren.
Verstuur de uitnodiging pas nadat locatie, vervoer en museumreservering zijn bevestigd. Vraag bij de aanmelding meteen om dieetwensen en een telefoonnummer, en sluit de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor vertrek.
Maak lunchpakketten per deelnemer en label dieetmaaltijden afzonderlijk. Neem koelboxen, thermoskannen, herbruikbare bekers, borden en bestek mee; zonder duidelijke labels kost uitdelen onnodig veel tijd.
Verdeel deelnemers vooraf in groepen en leg per groep schetsboeken, grafiet- en kleurpotloden, gummen, slijpers en klemborden klaar. Geef begeleiding een clipboard met de groepsindeling en route-informatie, zodat niemand onderweg hoeft te zoeken.
Bereid de vertrekplek de avond ervoor voor: documenten afdrukken, naamstickers en keycords sorteren, apparatuur opladen en tassen inpakken. Controleer op de ochtend zelf aanwezigheid, weersverwachting en powerbanks; neem bij buitenonderdelen ook paraplu's en een EHBO-koffer mee.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstreis organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de kunstlocatie, museumreservering en het vervoer. Verstuur de uitnodigingen zodra die drie onderdelen vaststaan en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen vastleggen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer contactgegevens ongeveer een week voor de reis. Maak daarna de definitieve deelnemerslijst en label de aangepaste maaltijden uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het vertrek van een kunstreis?: Plan minstens 30 minuten voor het verzamelpunt, aanwezigheid registreren en naamstickers uitdelen. Bij een grote groep of meerdere opstapplaatsen is 45 minuten praktischer, zeker als je groepsindelingen en routekaarten moet uitdelen.
Wanneer pak je de kunstmaterialen en apparatuur in?: Leg de kunstmaterialen en deelnemersmappen de avond vóór vertrek per groep klaar. Laad apparatuur en powerbanks dan volledig op en controleer bij het inpakken ook oplaadkabels, routekaarten en geprinte documenten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.