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Kunstreise organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstreise verbindet feste Reservierungen, Wege zwischen mehreren Stationen und praktische Materialien für unterwegs. Plane zuerst Kunstort, Tagesprogramm, Transport und Essen; danach folgen Anmeldungen, Gruppen und Informationen für die Teilnehmenden. Kurz vor der Abfahrt zählen Wetter, Anwesenheit, geladene Geräte und gepackte Taschen. Diese Checkliste führt dich durch die 46 Aufgaben und 31 benötigten Gegenstände, damit am Treffpunkt nichts Wesentliches fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Kunstort auswählen

    2 Personen

  • Tagesprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Museumsreservierung vornehmen

  • Transport reservieren

  • Dinerreservierung machen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Kontaktdaten prüfen

  • Programminformationen versenden

  • Gruppen einteilen

    2 Personen

  • Route und Haltestellen überprüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lunchpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Kunstmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Taschen packen

    2 Personen

  • Dokumente drucken

Event

  • Sammelpunkt einrichten

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensaufkleber verteilen

  • Gepäck und Materialien laden

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

  • Zum Kunstort reisen

    3 Personen

  • Gruppe zum Eingang begleiten

    3 Personen

  • Führung begleiten

    3 Personen

  • Lunchpakete verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kunstprojekt betreuen

    3 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Dinner begleiten

    3 Personen

  • Anwesenheit prüfen

    2 Personen

  • Rückreise begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien ausladen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen reinigen

  • Übrig gebliebenes Essen verwerten

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Klappische TischeAnz. 3
  • PicknickdeckeAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 40

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6

Kunstmaterial

  • SkizzenbücherAnz. 35
  • Bleistifte aus GraphitAnz. 40
  • BuntstifteAnz. 6
  • RadiergummisAnz. 35
  • SchleifgeräteAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 35

Kommunikation

  • NamensaufkleberAnz. 40
  • LanyardsAnz. 40
  • Klemmbretter für die BetreuungAnz. 3
  • Megafon

Organisation

  • TeilnehmermappenAnz. 35
  • RoutenpläneAnz. 35
  • StifteAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Koffer
  • WarnwestenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4
  • RegenschirmeAnz. 10

Reinigung

  • HanddesinfektionsgelAnz. 4
  • DesinfektionstücherAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 2
  • Wiederverwendbare SpültücherAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Kunstort und Tagesprogramm zuerst fest und reserviere Museum, Transport und Abendessen, bevor du die Einladungen verschickst. Prüfe dabei auch Route, Haltestellen und die realistische Zeit zwischen den Stationen.
  • Schließe die Anmeldung nicht nur mit einer Teilnehmerzahl ab: Erfasse Ernährungswünsche, prüfe Kontaktdaten und aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens 3 Tage vor der Reise. So kannst du Lunchpakete und gekennzeichnete Diätmahlzeiten passend vorbereiten.
  • Sende Programminformationen, Treffpunkt, Abfahrtszeit und Routenpläne spätestens 5 Tage vorher. Teile die Gruppe frühzeitig ein und erinnere alle Teilnehmenden 24 Stunden vor Beginn noch einmal.
  • Bereite pro Person ein Skizzenbuch, Graphit- oder Buntstifte, Radiergummi und eine feste Unterlage vor; nimm zusätzlich Ersatzstifte und mindestens eine Powerbank pro kleiner Gruppe mit. Lade Geräte und Megafon am Vorabend vollständig auf.
  • Packe Kühlboxen, Thermoskannen, wiederverwendbares Geschirr, Erste-Hilfe-Koffer, Warnwesten und Regenschirme am Vorabend. Richte am Treffpunkt eine Anwesenheitsliste ein und verteile Namensaufkleber oder Lanyards, bevor die Gruppe losgeht.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstreise organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Kunstort, Tagesprogramm, Museum und Transport. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann muss ich ein Museum für eine Kunstreise reservieren?
Reserviere das Museum spätestens 4 Wochen vor der Reise, bei einer größeren Gruppe besser 6 Wochen vorher. Kläre dabei Gruppengröße, Einlasszeit und mögliche Aufteilungen.
Wann soll ich die Teilnehmenden an eine Kunstreise erinnern?
Schicke die vollständigen Programminformationen etwa 5 Tage vorher und eine kurze Erinnerung 24 Stunden vor dem Treffpunkt. Weise in der letzten Nachricht auch auf Wetter, Kleidung und benötigte Materialien hin.
Was muss am Vorabend einer Kunstreise fertig sein?
Am Vorabend sollten Taschen, Lunchpakete, Diätmahlzeiten, gedruckte Dokumente und Kunstmaterialien bereitliegen. Lade Geräte und Powerbanks vollständig auf und überprüfe Wetter, Route sowie Haltestellen.

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