Checklist voor een goed georganiseerde kunstpicknick

Een kunstpicknick vraagt om meer dan picknickkleden en verf. Je regelt tegelijk een parkplek, catering, kunstmaterialen, een workshop en een praktische inrichting voor buiten. Begin met reservering, vergunning en uitnodigingen; werk daarna toe naar boodschappen, voorbereiding en opbouw. Deze checklist helpt je de 40 taken en 50 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken, zodat bezoekers kunnen eten, schilderen en deelnemen zonder dat je op de dag zelf nog essentiële zaken moet zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parklocatie reserveren
Vergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiest bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstmaterialen verzamelen
2 personen
Eten voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Picknickmanden vullen
3 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Picknickkleden uitleggen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kunsttafels inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en stroom testen
2 personen
Buffettafels klaarzetten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Inchecktafel inrichten
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Kunstworkshop begeleiden
3 personen
Picknickbuffet openen
3 personen
Eten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kunstwerken laten drogen
2 personen
Licht aanzetten
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en drinken opruimen
3 personen
Kunstmaterialen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Picknickkledenaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kunsttafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 10
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Picknickmandenaantal 12
Boodschappen

Kunstmateriaal

Schildersdoekenaantal 60
Aquarelpapieraantal 100
Tekenpapieraantal 100
Acrylverfsetsaantal 12
Aquarelverfsetsaantal 12
Penselenaantal 80
Verfpalettenaantal 30
Waterbekersaantal 30
Kleurpotlodenaantal 30
Wascoaantal 30
Schortenaantal 30
Tafelkleden voor verfaantal 8
Schilderstapeaantal 8
Droogrekkenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 12
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlantaarnsaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare accu'saantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handvegersaantal 3
Blikkenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveermessenaantal 6
Koelmattenaantal 12

Tips

Controleer de parkregels en een eventuele vergunning minstens 6 weken vooraf. Vraag ook na of partytenten, klaptafels, versterkt geluid of stroom zijn toegestaan.
Verzamel dieetwensen zodra de uitnodigingen uitgaan en sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 7 dagen vooraf. Gebruik het aantal deelnemers om picknickmanden, herbruikbare borden, glazen en bestek af te stemmen.
Plan de kunstworkshop niet alleen rond verf: leg per werkplek een schildersdoek of papier, penselen, verfpalet, waterbeker en schort klaar. Dek elke kunsttafel af met een taf kleed voor verf en zet materialen minstens 30 minuten voor de start klaar.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf én op de ochtend zelf. Partytenten beschermen tegen lichte regen en zon, maar maak ook afspraken over wat je doet bij harde wind of onweer.
Loop de locatie vóór ontvangst één keer volledig na. Test licht en stroom, zet de inchecktafel zichtbaar neer en controleer of buffet, kunsttafels, stoelen en picknickkleden logisch uit elkaar staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstpicknick organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de parkreservering, vergunning en bevestiging van de artiest. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de picknick, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig verzamelt.
Hoeveel kunstmateriaal heb ik per deelnemer nodig?: Voorzie per deelnemer minimaal één schildersdoek of vel papier, één set penselen en een waterbeker. Leg daarnaast verfpaletten en gezamenlijke acryl- en aquarelverfsets klaar; houd voor papier en schorten ongeveer 10 procent reserve aan.
Wanneer moet ik het eten en de drank voor een kunstpicknick voorbereiden?: Doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en bereid houdbare onderdelen de dag ervoor. Koel dranken in koelboxen op de ochtend zelf en vul de picknickmanden kort voor vertrek, zodat eten en drinken fris blijven.
Wat doe ik bij regen tijdens een kunstpicknick?: Controleer 48 uur vooraf de verwachting en bepaal uiterlijk de avond ervoor of je doorgaat. Gebruik partytenten alleen bij omstandigheden waarvoor ze geschikt zijn; bij harde wind of onweer verplaats of annuleer je de activiteit volgens je vooraf gemaakte plan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.