Checklist voor een kunstmiddag in een zorginstelling

Een kunstmiddag in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen verf en papier klaarleggen. Je stemt de ruimte, activiteiten en begeleiding af op bewoners met verschillende mogelijkheden, mobiliteit en ondersteuningsbehoeften. Begin met datum, ruimte en programma en werk daarna naar aanmeldingen, indeling en materialen toe. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed ingerichte werktafels en voldoende tijd voor individuele ondersteuning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en ruimte vastleggen
2 personen
Activiteitenprogramma bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bewoners voor activiteiten indelen
2 personen
Kunstbegeleiders bevestigen
Cateringhoeveelheden bepalen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Kunstmaterialen klaarzetten
2 personen
Werktafels indelen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Muziek afspeellijst klaarzetten
Ruimte toegankelijk maken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Kunsttafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en huisregels toelichten
Schilderactiviteit begeleiden
3 personen
Collageactiviteit begeleiden
3 personen
Individuele ondersteuning bieden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Kunstwerken laten drogen
2 personen
Kunstwerken presenteren
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Deelnemers begeleiden naar vertrek
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Kunstmaterialen opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen laten drogen
Kunstwerken veilig opslaan
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Rolstoeltafelsaantal 4
Serveerwagenaantal 2
Droogrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Schenk kannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 4

Kunstmateriaal

Tekenpapieraantal 100
Canvasdoekenaantal 45
Acrylverfsetsaantal 12
Kwastenaantal 60
Kleurpotlodenaantal 20
Viltstiftenaantal 20
Wasco krijtaantal 12
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 30
Mengpalettenaantal 20
Waterbakjesaantal 30
Schortenaantal 45
Beschermfolieaantal 2
Wasknijpersaantal 60
Touwaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Papieren slingersaantal 6
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de ruimte minimaal 1 week vooraf vast en controleer looproutes, draaicirkels en de plek van rolstoeltafels. Zet tafels en stoelen zo neer dat deelnemers veilig bij de activiteiten en de koffie kunnen komen.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf en bepaal daarna de cateringhoeveelheden. Zet koffie, thee, water en hapjes niet op één smalle tafel, zodat bewoners niet hoeven te reiken of in een rij te staan.
Maak de bewonersindeling uiterlijk 2 dagen vooraf en koppel waar nodig een begeleider aan een activiteit. Houd bij schilderen en collages rekening met deelnemers die individuele ondersteuning nodig hebben.
Leg kunstmaterialen per werktafel klaar voordat de deelnemers binnenkomen. Gebruik aparte bakken voor tekenpapier, canvasdoeken, acrylverf, kwasten, kleurpotloden, viltstiften, wasco krijt en scharen; zo verlies je tijdens het programma geen tijd met zoeken.
Test muziek, waterkokers en koffiezetapparaten 30 minuten voor aanvang. Controleer tegelijk verlengkabels en stekkerdozen, zet droogrekken klaar en houd serveerschalen met deksel beschikbaar voor hapjes die later worden neergezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer ik een kunstmiddag in een zorginstelling?: Leg datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig kunstbegeleiders en verstuur uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 week vooraf de aanmeldingen en dieetwensen kunt verwerken.
Hoe deel ik bewoners in voor een kunstmiddag?: Maak de indeling uiterlijk 2 dagen vooraf op basis van mobiliteit, activiteit en benodigde ondersteuning. Plan per werktafel voldoende ruimte en wijs vooraf aan welke begeleider individuele hulp biedt.
Wanneer zet ik de kunstmaterialen klaar?: Richt de kunsttafels 30 tot 45 minuten voor de start in. Leg per tafel papier of canvas, verf en kwasten of tekenmaterialen klaar en controleer daarna scharen, droogrekken en schoonmaakmogelijkheden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, rolstoeltafels, versiering, koffie en kunstmaterialen. Plan daarnaast 30 minuten voor de techniekcheck en een laatste controle van toegankelijkheid en looproutes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.