Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, openingstijden en locatie; pas daarna leg je het aantal stands en de inschrijving vast. Controleer vroeg welke vergunningen nodig zijn en nodig kunstenaars uit met duidelijke informatie over formaat, tijden en standruimte. Verwerk aanmeldingen in één deelnemerslijst en deel de markt logisch in. Regel vervolgens promotie, catering en betaalmogelijkheden. Op de dag zelf draait alles om een vroege opbouw, herkenbare standnummers en een ontvangst waarbij kunstenaars hun kunstwerken direct kunnen uitladen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotieposter verspreiden
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Deelnemerslijst opstellen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Standplaatsen indelen
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Catering bestellen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Contant geld opnemen
18
Kunstenaars telefonisch bevestigen
2 personen
19
Locatie controleren
2 personen
20
Materialen naar locatie brengen
3 personen
21
Partytenten opbouwen
4 personen
22
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
23
Standnummers ophangen
2 personen
24
Kunstenaars ontvangen
3 personen
25
Kunstwerken uitladen
4 personen
26
Kunstwerken uitstallen
8 personen
27
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
28
Informatiebalie inrichten
2 personen
29
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
32
Hapjes klaarzetten
2 personen
33
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
34
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

35
Deuren openen
2 personen
36
Bezoekers verwelkomen
2 personen
37
Informatie verstrekken
2 personen
38
Verkoopbetalingen verwerken
3 personen
39
Cadeauverpakkingen verzorgen
2 personen
40
Koffie en thee serveren
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Standhouders ondersteunen
2 personen
46
Eindsignaal aankondigen
47
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

48
Kassa afsluiten
2 personen
49
Kunstwerken inpakken
8 personen
50
Kunstwerken uitladen
4 personen
51
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
52
Partytenten afbreken
4 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Afval verzamelen
3 personen
55
Locatie schoonmaken
4 personen
56
Materialen terugbrengen
3 personen
57
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 26
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Decoratie

Standnummersaantal 20
Welkomstbord
Routebordenaantal 8
Pijlbordenaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Kunststof vazenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 20

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 2
Kassa'saantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Handmicrofoon
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Openersaantal 4
Koelelementenaantal 20

Presentatie

Schildersezelsaantal 30
Fotolijstenaantal 20
Displaypanelenaantal 12
Klembordenaantal 20
Prikbordenaantal 8
Kunststof bakkenaantal 20
Draaddisplaysaantal 12
Etalagestandaardsaantal 12

Verkoop

Prijskaartjesaantal 250
Papieren draagtassenaantal 150
Cadeaupapierrollenaantal 4
Inpaklintrollenaantal 6
Stickerrollenaantal 4
Kassabonnenrollenaantal 10
Contantgeldbakjesaantal 4
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

Kabelgotenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en controleer vergunningen minimaal 8 weken vooraf. Vraag ook na hoeveel partytenten, marktkramen, tafels en aansluitpunten er passen; dat voorkomt een indeling die op papier wel werkt maar op locatie niet.
Geef kunstenaars bij hun bevestiging één praktische deelnemersinformatie mee: aankomsttijd, standnummer, route, laad- en losplek en wat zij zelf moeten meenemen. Bel deelnemers 2 tot 3 dagen vooraf na, want juist afmeldingen en gewijzigde aankomsttijden komen vaak te laat binnen.
Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor looproutes en plaats standnummers op ooghoogte; met routeborden en pijlborden vinden bezoekers de markt sneller dan wanneer alleen het welkomstbord zichtbaar is.
Plan promotie in drie momenten: de eerste uitnodiging zodra de datum vaststaat, een herinnering ongeveer 2 weken vooraf en een laatste socialmediabericht 2 tot 3 dagen voor opening. Zet op poster en berichten altijd datum, openingstijden, locatie en of bezoekers contant of met een betaalterminal kunnen betalen.
Werk met een opbouwschema met tijden en verantwoordelijken. Begin minstens 2 uur voor opening met partytenten, tafels, verlichting en standnummers; test verlengkabels, stekkerdozen, ledlampen, betaalterminals en koffieapparaten voordat de eerste kunstenaar arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, openingstijden en locatie vast, daarna volgt de inschrijving van kunstenaars, promotie en de standindeling.
Hoeveel kunstenaars heb ik nodig voor een kunstmarkt?: Dat hangt af van de beschikbare ruimte en het aantal marktkramen, maar plan eerst op basis van één stand per kunstenaar. Houd daarnaast ongeveer 10% ruimte vrij voor late wijzigingen, extra loopruimte of een uitgevallen deelnemer.
Hoeveel eerder moet je opbouwen voor een kunstmarkt?: Plan minimaal 2 uur opbouwtijd vóór opening; bij partytenten, verlichting en meerdere rijen tafels is 3 uur veiliger. Laat materialen vooraf op één plek klaarzetten en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.
Wat moet ik kunstenaars vooraf sturen voor een kunstmarkt?: Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf de deelnemersinformatie met standnummer, aankomsttijd, route, laad- en losplek en contactgegevens. Vermeld ook welke tafels, stoelen, verlichting en betaalmogelijkheden aanwezig zijn, zodat kunstenaars niet met verkeerd materiaal komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.